Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty Lâm Hy

Lâm Hy là một công ty Lâm Hy vừa đóng vai trò là “Người Giao Nhận”, vừa xuất nhập khẩu trực tiếp và gián tiếp, góp phần đáng kể vào việc phát triển kinh tế đất nước nói chung và kinh tế đội ngoại nói riêng. Hiện nay Công ty Lâm Hy  càng đi lên và tạo được nhiều uy tín trong hoạt động kinh doanh trên thị trường trong và ngoài nước.

Nhận thức rõ tầm quan trọng của giao nhận trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty Lâm Hy đã có những bước chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng trước, trong và sau các quy trình thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa.

Quy trình giao nhận đối với một lô hàng ở công ty Lâm Hy

Để thực hiện quy trình giao nhận đối với một lô hàng, Công ty Lâm Hy phải tiến hành một loạt các công việc có liên quan, từ việc thỏa thuận giao dịch với người nhập khẩu cho đến khâu thanh toán chi phí giao nhận. Mỗi khâu trong quá trình tổ chức thực hiện nói trên đều đòi hỏi Công ty Lâm Hy phải tiến hành theo một dây chuyền đồng bộ, nhịp nhàng. Vấn đề là mỗi phòng ban đã biết phối hợp là việc cùng nhau để các công đoạn của các quá trình đó thực hiện liên tục, có hiệu quả cao nhất với chi phi và thời gian tiết kiệm nhất.

Tuy nhiên tùy theo đặc điểm của từng loại mặt hàng và yêu cầu của khách hàng, khả năng, trình độ nghiệp vụ xử lý công việc cũng như các yếu tố khách quan và mối quan hệ giữa Công ty Lâm Hy với khách hàng mà có những cách thức thực hiện khác nhau, thời gian thực hiện dài hay ngắn.

Với Công ty Lâm Hy, công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của công ty Lâm Hy. Do vậy, việc hoàn thành các phương thức kinh doanh và phong cách làm việc được công ty Lâm Hy không ngừng đặt ra nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển.

Với sự nổ lực và cố gắng hết mình của toàn thể Cán bộ, Công nhân viên trong Công ty Lâm Hy cùng với những chiến lược kinh doanh đúng đắn đã góp phần đưa công ty Lâm Hy ngày càng đi lên, góp phần đáng kể vào việc phát triển kinh tế của nước nhà.

Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt

Trong bối cảnh nền kinh tế quốc gia đang từng bước hòa nhập vào nền kinh tế chung của thế giới thì mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt và gây gắt. Để có thể tìm cho mình một chỗ đứng trên thị trường đòi hỏi Công ty Lâm Hy phải có những nổ lực lớn.

Trước hết, đòi hỏi Công ty Lâm Hy phải tìm được cho mình những chiến lược phát triển kinh doanh có định hướng. Tiếp đến, Công ty Lâm Hy phải biết khai thác những điểm mạnh bên trong, tận dụng và đón nhận những cơ hội từ bên ngoài, khắc phục các điểm yếu và hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy đến cho công ty Lâm Hy.

Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận tại Viêt Nam

Sau đây là những giải pháp hiệu quả để nâng cao khả năng cạnh tranh của các công ty trong nước trên thị trường dịch vụ giao nhận, mở rộng quy mô, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ nhân viên học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng làm việc góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu các chi phí không cần thiết và hạn chế sự ảnh hưởng cảu các yếu tố bên ngoài vào hoạt động kinh doanh của các công ty logistics Việt Nam.

1. Tiếp tục hoàn thiện các dịch vụ giao nhận hiện có tại công ty

Hoạt động khai thuê Hải quan chiếm tỷ trọng cao nhưng lợi nhuận thu về rất thấp công ty cần có biện pháp để cắt giảm chi phí, đồng thời tăng thêm uy tín của mình trên thị trường giao nhận. Bên cạnh các mặt hàng công ty đã làm cần bổ sung thêm một số mặt hàng mang tính chất phức tạp, hàng nguy hiểm... vì mức độ phức tạp càng cao thì lợi nhuận sẽ càng lớn, đối thủ cạnh tranh cũng ít đi.

2. Đầu tư vào các dịch vụ hỗ trợ như sắp xếp đóng gói, bao kiện, phân loại hàng hoá, bốc dỡ hàng tại kho

Đây là các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu mang lại lợi nhuận khá cao. Một số mặt hàng các công ty logistics VN làm dịch vụ giao nhận có quy trình đóng gói riêng biệt, điển hình như mặt hàng dầu cá phải đóng trong bao Flexitanks… việc đóng hàng trong loại bao này đòi hỏi phải kỹ năng nghiệp vụ nhất định và không nhiều công ty cung cấp dịch vụ này.

Bên cạnh phân loại, đóng gói các mặt hàng xuất khẩu mà khách hàng đang có nhu cầu lớn như nông sản, hạt nhựa nguyên sinh…Mặt hàng nhập khẩu ủy thác nhựa phế liệu đã được xử lý theo yêu cầu về môi trường nếu được phân loại, kiểm đếm trước khi giao đến kho của khách hàng thì giá trị tăng thêm sẽ rất cao. Vì thông thường nhựa nhập về sẽ có nhiều loại như : LDPE, HDPE, PP, nhựa đã được băm cắt, loại ra từ quá trình sản xuất…

Việc bốc dỡ hàng tại kho luôn phụ thuộc vào khách hàng nên khi có phát sinh xảy ra sẽ gây ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận do đó công ty cần có biện pháp để giúp công ty chủ động hơn trong hoạt động của mình.

3. Nâng cao chất lượng dịch vụ

Ta thấy rằng các công ty logistics VN mới chỉ chiếm được thị phần rất nhỏ trong thị trường giao nhận vận tải biển một phần là do chất lượng dịch vụ chưa thể so sánh với các công ty nước ngoài, các công ty đã có tên tuổi trong ngành giao nhận, một số khách hàng mới khi ủy thác cho các công ty logistics VN giao nhận một lô hàng do gặp quá nhiều trục trặc đã không quay lại công ty nữa. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết. Nó giúp công ty bớt được gánh nặng cạnh tranh bằng giá vì trong cuộc chiến tranh giá cả, các công ty logistics VN không thể lại được với các công ty nước ngoài có tiềm lực về vốn.

4. Giải pháp đầu tư, phát triển nguồn vốn

Công ty có qui mô nhỏ, có vốn điều lệ không lớn lắm. Tình hình các công ty khách hàng chiếm dụng vốn đã và đang xảy ra, có những lúc công ty ở trong tình trạng thiết hụt vốn trong việc thanh toán tiền cước, các khoản chi phí đóng hộ cho khách  hàng, làm gián đoạn tới qui trình. Do đó các công ty logistics VN phải có giải pháp đưa ra nhằm làm tăng vốn kinh doanh, tăng sức cạnh tranh  của công ty với các công ty khác.

Các bước thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu ở Việt Nam

Một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bao gồm nhiều công đoạn và trong mỗi công đoạn lại bao gồm nhiều công việc nhỏ lẽ khác. Không giống với nhiều ngành nghề hiện nay, là một nhân viên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đòi hỏi bạn phải có một trình độ chuyên môn cao và khả năng làm việc dưới môi trường khắc nghiệt. Tuy nhiên, không có gì là vô ích, công lao của các bạn sẽ được đền bù xứng đáng, thể hiện qua mức lương trung bình của nhân viên giao nhận là khá cao, nằm trong khoảng từ 8-9 triệu ở mức khởi điểm.

Và sau đây là trình tự 5 bước cơ bản để thực hiện một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của một công ty vận tải điển hình và khá nổi tiếng ở Việt Nam – công ty vận tải Lâm Hy. Với các dữ liệu thực tế này, chúng ta sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn là chỉ đọc qua lý thuyết suông.

Hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế

Bước 1: Tiến hành các công việc cần thiết để đặt chỗ cho hàng hóa với hãng tàu được chỉ định

Với trách nhiệm về việc thực hiện các thủ tục để xuất khẩu lô hàng – Công ty Lâm Hy đã tiến hành lần lượt các công việc để lưu khoang lưu chỗ hàng hoá với hãng tàu đã được người mua chỉ định là DSG Ocean.

Sau khi nhận được booking request từ công ty Lâm Hy, hãng tàu sẽ cung cấp cho Lâm Hy “Booking Note”. Đây là một hợp đồng lưu khoang tàu giữa người gửi hàng và hãng tàu, là chứng từ  thể hiện việc chủ tàu đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích chứa hàng.

Trong Booking note sẽ yêu cầu khách hàng phải hoàn tất mọi thủ tục Hải quan trước giờ tàu chạy để hãng tàu thu xếp việc xếp hàng lên tàu. Theo booking note của DSG Ocean thì lô hàng này của công ty Mỹ Kim có chi tết như sau :

·        Tên tàu : ST. MARY

·        Số chuyến: V.13001N

·        Thời gian dự kiến tàu khởi hành tại cảng xếp hàng: 28/01/2013

Bước 2:  Nhận hàng

Theo thoả thuận thì Công ty Mỹ Kim có trách nhiệm giao hàng cho Công ty Lâm Hy trước ngày tàu chạy 2 ngày và quy cách phẩm chất của hàng hoá phải đúng chủng loại và danh mục để là hàng xuất khẩu.

Đến hạn định Công ty Lâm Hy sẽ bố trí nhân viên và điều động xe đến tại cơ sở sản xuất của Công ty Mỹ Kim tại địa chỉ: số 5, đường số 21, phường 10, Quận 6, TP. Hồ Chí Minh để nhận hàng. Kết thúc khâu nhận hàng là việc hai bên giao và nhận cùng ký vào biên bản giao nhận hàng. Thủ tục nhận hàng hoá hoàn tất, hàng hoá được đưa ra Cảng làm thủ tục Xuất khẩu

Bước 3: Chuẩn bị các chứng từ và khai Hải quan

a. Chuẩn bị chứng từ:

Cùng với hợp đồng ngoại thương do công ty Mỹ Kim gửi, các chứng từ như:  Invoice, packing list, đơn xin giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu…sẽ được nhân viên công ty Lâm Hy lập. Yêu cầu của các chứng từ này phải thật chính xác về chi tiết liên quan đến lô hàng và phải hợp lệ không được mâu thuẫn với nhau; đồng thời phải đúng theo quy định của Hải quan cảng. (chi tiết chứng từ theo phụ lục A)

Để có giấy chứng nhận kiểm thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu, trước khi tiến hành thủ tục Hải quan Lâm Hy phải  lập bộ hồ sơ gửi đến cơ quan thú y vùng VI (địa chỉ :  521/1 Hoàng Văn Thụ, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh) gồm:

+ Giấy đăng ký kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu.

+ Hợp đồng (sao y bản chính)

+ Hóa đơn thương mại (sao y bản chính)

+ Phiếu đóng gói hàng hóa (sao y bản chính)

Nếu bộ hồ sơ hợp lệ Cơ quan kiểm dịch khi nhận được bộ hồ sơ sẽ tổ lấy mẫu kiểm dịch tại Cát Lái. Trong vòng 10 ngày làm việc Cơ quan thú y vùng VI sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuât khẩu cho công ty Mỹ Kim.

b. Khai Hải Quan:

Lên tờ khai Hải Quan : Sau khi hoàn tất hồ sơ, nhân viên công ty Lâm Hy sẽ lên tờ khai quan qua phần mền khai Hải Quan điên tử Ecus các thông tin như số Hợp đồng, số invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, đơn giá, trị giá...(chi tiết theo phụ lục A)

Khai báo tờ khai điện tử : Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử, lô hàng này của Công ty Tiên Tiến có số tiếp nhận là: 170268 (ngày 24/01/2013)

Nhân viên chứng từ của công ty Lâm Hy chuẩn bị bộ hồ sơ gồm :

·        Tờ khai Hải Quan điện tử ( 2 bản)

·        Hợp đồng ngoại thương (1 bản sao y)

·        Hóa đơn thương mại (1 bản chính)

·        Packing list (1 bản chính)

·        Giấy giới thiệu của công ty Mỹ Kim (1 bản)

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ trên, nhân viên giao nhận sẽ nộp bộ hồ sơ cho công chức tiếp nhận tờ khai đóng dấu thông quan cho lô hàng, thanh lý tờ khai và vào sổ tàu.

Lô hàng này mặc dù đã thỏa thuận với người bán giao hàng  2 ngày trước ngày tàu chạy nhưng vẫn không kịp hoàn tất thủ tục Hải Quan vào đúng giờ bắt buộc phải vào sổ tàu, lý do là tiến độ đóng hàng tại kho của Công ty Mỹ Kim rất chậm vì họ phải ưu tiên cho những lô hàng khác gấp hơn, mặc khác khối lượng hàng xuất lần này không nhỏ (10 x cont 20’’) xe container phải neo tại kho 1,5 ngày dẫn đến không thể kịp vào sổ tàu đúng thời gian quy định trên booking. Vì có mối quan hệ tốt với DGS Ocean nên nhân viên giao nhận của Lâm Hy đã liên hệ để xin kéo dài thời gian vào sổ tàu thêm 5 giờ.

Bước 4: Cung cấp thông tin làm B/L cho hãng tàu và xin giấy chứng nhận xuất xứ

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan nhân viên chứng từ sẽ gửi chi tiết làm B/L cho Hãng tàu gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, cảng dỡ hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, số kiện, thể tích, số cont, số seal…

Sau khi nhận được hãng tàu sẽ phát hành B/L nháp cho Lâm Hy, nếu không có gì sai xót DGS sẽ phát hành B/L original. Ở bước này cần kiểm tra một cách kỹ lưỡng các thông tin trên B/L nhằm tránh một số trường hợp đã xảy ra trước đây như sau trọng lượng, số lượng hàng so với các chứng từ khác, sai cảng đến… nếu không phát hiện kịp thời sẽ gây khó khăn cho người nhập khẩu khi nhận hàng, phát sinh thêm thời gian điều chỉnh, chuyển manifest (nếu đã trình manifest vơí Hải Quan) và chi phí để giải quyết.

Sau khi B/L đã được xác nhận, Lâm Hy sẽ thanh toán các chi phí liên quan đến việc vận chuyển của hãng tàu để nhận B/L gốc.

Theo yêu cầu của người mua phải có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) form B  nên khi nhận được B/L nhân viên công ty Lâm Hy sẽ tiến hành các công việc để xin giấy chứng nhận xuất xứ tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam. Hồ sơ gồm :

·        Đơn đề nghị cấp C/O

·        Bộ C/O form B mẫu hoàn chỉnh (1 bản chính và 3 bản sao)

·        Tờ khai Hải quan đã làm thủ tục (sao y và bản chính để đối chiếu)

·        B/L (sao y)

·        Hợp đồng ngoại thương (sao y)

·        Hóa đơn mua  nguyên liệu

Nếu bộ hồ sơ hợp lệ, sau 3 ngày  Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam sẽ cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho công ty Mỹ Kim.

Ở bước này, Trong bộ hồ sơ xin C/O nộp cho phòng thương Mại và Công Nghiệp Lâm Hy đã khai ngày tàu chạy là 26/01/2013 nhưng vì tàu bị hoãn ngày khởi hành đến ngày 28/01/2013 dẫn đến ngày tàu chày trên B/L và trên C/O không giống nhay nên buộc Lâm Hy phải mất thêm thời gian để điều chỉnh và nộp bộ hồ sơ mới cho Phòng Thương Mại và Công Nghiệp.

Bước 5: Gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và quyết toán chi phí giao nhận

Sau khi nhận được C/O, công ty Lâm Hy sẽ gửi bộ chứng từ đến cho người nhập khẩu gồm các chứng từ đã quy định trong hợp đồng :

·        Hóa đơn thương mại (3 bản chính, 3 bản copy)

·        Phiếu đóng gói hàng hóa (3 bản chính, 3 bản copy)

·        Giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu

·        Vận đơn B/L đường biển (3 bản gốc)

·        Giấy chứng nhận xuất xứ (form B) (1 bản gốc và 2 bản copy)

Các công việc sau khi thực hiện xong, nếu không có tranh chấp gì thì nhân viên giao nhận Lâm Hy sẽ quyết toán chi phí  giao nhận cho bộ phận kế toán đồng thời bàn giao chứng từ cho bộ phận chứng từ.. Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình giao nhận hàng xuất khẩu.