Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận tại Viêt Nam

Sau đây là những giải pháp hiệu quả để nâng cao khả năng cạnh tranh của các công ty trong nước trên thị trường dịch vụ giao nhận, mở rộng quy mô, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ nhân viên học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng làm việc góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu các chi phí không cần thiết và hạn chế sự ảnh hưởng cảu các yếu tố bên ngoài vào hoạt động kinh doanh của các công ty logistics Việt Nam.

1. Tiếp tục hoàn thiện các dịch vụ giao nhận hiện có tại công ty

Hoạt động khai thuê Hải quan chiếm tỷ trọng cao nhưng lợi nhuận thu về rất thấp công ty cần có biện pháp để cắt giảm chi phí, đồng thời tăng thêm uy tín của mình trên thị trường giao nhận. Bên cạnh các mặt hàng công ty đã làm cần bổ sung thêm một số mặt hàng mang tính chất phức tạp, hàng nguy hiểm... vì mức độ phức tạp càng cao thì lợi nhuận sẽ càng lớn, đối thủ cạnh tranh cũng ít đi.

2. Đầu tư vào các dịch vụ hỗ trợ như sắp xếp đóng gói, bao kiện, phân loại hàng hoá, bốc dỡ hàng tại kho

Đây là các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu mang lại lợi nhuận khá cao. Một số mặt hàng các công ty logistics VN làm dịch vụ giao nhận có quy trình đóng gói riêng biệt, điển hình như mặt hàng dầu cá phải đóng trong bao Flexitanks… việc đóng hàng trong loại bao này đòi hỏi phải kỹ năng nghiệp vụ nhất định và không nhiều công ty cung cấp dịch vụ này.

Bên cạnh phân loại, đóng gói các mặt hàng xuất khẩu mà khách hàng đang có nhu cầu lớn như nông sản, hạt nhựa nguyên sinh…Mặt hàng nhập khẩu ủy thác nhựa phế liệu đã được xử lý theo yêu cầu về môi trường nếu được phân loại, kiểm đếm trước khi giao đến kho của khách hàng thì giá trị tăng thêm sẽ rất cao. Vì thông thường nhựa nhập về sẽ có nhiều loại như : LDPE, HDPE, PP, nhựa đã được băm cắt, loại ra từ quá trình sản xuất…

Việc bốc dỡ hàng tại kho luôn phụ thuộc vào khách hàng nên khi có phát sinh xảy ra sẽ gây ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận do đó công ty cần có biện pháp để giúp công ty chủ động hơn trong hoạt động của mình.

3. Nâng cao chất lượng dịch vụ

Ta thấy rằng các công ty logistics VN mới chỉ chiếm được thị phần rất nhỏ trong thị trường giao nhận vận tải biển một phần là do chất lượng dịch vụ chưa thể so sánh với các công ty nước ngoài, các công ty đã có tên tuổi trong ngành giao nhận, một số khách hàng mới khi ủy thác cho các công ty logistics VN giao nhận một lô hàng do gặp quá nhiều trục trặc đã không quay lại công ty nữa. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết. Nó giúp công ty bớt được gánh nặng cạnh tranh bằng giá vì trong cuộc chiến tranh giá cả, các công ty logistics VN không thể lại được với các công ty nước ngoài có tiềm lực về vốn.

4. Giải pháp đầu tư, phát triển nguồn vốn

Công ty có qui mô nhỏ, có vốn điều lệ không lớn lắm. Tình hình các công ty khách hàng chiếm dụng vốn đã và đang xảy ra, có những lúc công ty ở trong tình trạng thiết hụt vốn trong việc thanh toán tiền cước, các khoản chi phí đóng hộ cho khách  hàng, làm gián đoạn tới qui trình. Do đó các công ty logistics VN phải có giải pháp đưa ra nhằm làm tăng vốn kinh doanh, tăng sức cạnh tranh  của công ty với các công ty khác.

Vai trò của các công ty dịch vụ vận tải Việt Nam

Trong quá trình xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa từ càng vào nội địa, từ nội địa vào cảng và vận chuyển trong nội địa là một khâu vô cùng quan trọng và có vai trò to lớn. Theo thời gian, nhu cầu về vận chuyển hàng hóa để phục vụ xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng. Đặc biệt là kể từ khi nước ta mở cửa thương mại và gia nhập WTO, hoạt động vận tải càng phát triển mạnh mẽ hơn nữa và cho ra đời ngành dịch vụ vận tải để đáp ứng nhu cầu luân chuyển hàng hóa của quá trình XNK.

Logistics – ngành dịch vụ vận tải ngày càng phát triển ở Việt Nam

1. Chức năng của các công ty dịch vụ vận tải

·           Đại lý thủ tục Hải Quan : Thực hiện dịch vụ thủ tục Hải quan qua khai báo điện tử nhanh chóng, hợp lệ, tính thuế một cách chính xác, tối ưu, tư vấn miễn phí các thông tin về thuế và các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu cho tất cả các loại hình kinh doanh, đầu tư, gia công, sản xuất xuất khẩu, phi mậu dịch, tạm nhập tái xuất…với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu  tại các kho, cảng, sân bay…

·           Dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa: Cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đúng hẹn, an toàn bằng phương tiện vận chuyển liên kết với các đơn vị khác, cam kết đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong khu vực TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Vũng Tàu… bằng đường bộ, từ TP. Hồ Chí Minh đến Hải Phòng và Đà Nẵng bằng đường biển.

·           Dịch vụ vận tải hàng hóa quốc tế : vận tải hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không, dịch vụ door to door…

·           Các dịch vụ hỗ trợ khác : Mua bảo hiểm hàng hóa, lập C/O, xin giấy phép nhập khẩu tự động, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm dịch vệ sinh, thực vật.

2. Nhiệm vụ của các công ty dịch vụ vận tải

·           Luôn coi trọng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên là nhân tố quan trọng, dài lâu và có tính quyết định đến sự tồn tại, phát triển, thành công của Công ty.

·           Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo ra nền tảng phát  triển vững chắc và lâu dài cho Công ty.

·           Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tớn cho khách hàng.

·           Tuân thủ các quy định của pháp luật, thực hiện tốt các nghĩa vụ ngân sách nhà nước.

·           Làm việc khoa học, nhanh gọn, chuẩn xác, giảm thiểu thời gian đợi chờ của khách hàng, thái độ và phong cách phục vụ khách hàng nhiệt tình.

·           Tổ chức đào tạo nhân viên một cách hợp lý, theo quy chế hiện hành.

·           Xây dựng, tổ chức và thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh của công ty nhằm thực hiện mục tiêu công ty đề ra, sử dụng hiệu quả nguồn vốn.

·           Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng hợp tác… với các tổ chức, các thành phần kinh tế cả tư nhân.

·           Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, các cảng biển, sân bay…tranh thủ sự ưu đãi của họ nhằm tạo thêm nhiều thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh.

Quy trình làm hàng nhập của các doanh nghiệp XNK Việt Nam

Ở bài trước, chúng ta đã tìm hiểu về các bước thực hiện cơ bản của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu với dẫn chứng và số liệu thực tế được thu thập từ công ty dịch vụ vận tải Lâm Hy. Bây giờ, ở bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của các doanh nghiệp XNK Việt Nam. Và một lần nữa, chúng ta lại biết ơn về sự chia sẽ thông tin và dữ liệu từ công ty cung cấp dịch vụ vận tải Lâm Hy.

Bước 1:  Nhận thông báo từ khách hàng

Khi có kế hoạch nhập hàng hóa Bộ phận kinh doanh của Công ty Phan Nguyễn sẽ thông báo cho công ty Lâm Hy về loại hàng hóa nhập khẩu, ETD, ETA, cảng giao hàng, thời gian giao hàng về công trình, địa điểm giao hàng…Căn cứ vào thông báo của công ty Phan Nguyễn nhân viên phụ trách sẽ theo dõi lịch trình hàng hóa.

Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Nhằm tránh những sai sót  của bộ chứng từ gây khó khăn cho việc làm thủ tục thông quan, Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Phan Nguyễn luôn gửi trước bộ chứng từ do nhà xuất khẩu gửi bằng email hoặc fax cho công ty Lâm Hy trước để kiểm tra tính chính xác và đồng nhất trước khi nhận bộ chứng từ gốc.

Kiểm tra hợp đồng : kiểm tra số, ngày hợp đồng, mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá), điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời điểm và địa điểm giao hàng (Chi tiết như  phụ lục B).

+ Số hợp đồng : PNG/HUF-12/09B ngày 15/06/2012.

+ Mô tả hàng hóa :

·        Pa-nô vách ngăn Hufco lắp ghép bề mặt bằng thép loại 7660, STC :53 db và AL5500R, STC: 38db : 6 bộ

·        Mô hình pa-nô vách ngăn mẫu loại 5000 (hàng FOC)

·        Đơn giá : 10.060,198 USD/bộ

·        Tổng trị giá : 60.361,19 USD

·        Phương thức thanh toán : TT

·        Thời gian giao hàng : trong tháng 12/2012

Kiểm tra hóa đơn thương mại : Số, ngày hóa đơn, đơn giá, trị giá, tên địa chỉ các bên mua bán, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán. (Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra Packing list : kiểm tra trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, quy cách đóng gói. (Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra Bill of lading (B/L) : Kiểm tra số, ngày B/L,  các thông tin trong ô shipper, consignee và notify (Đặc biệt, ô consignee phải thể hiện chính xác tên người nhận hàng là công ty Phan Nguyễn thì Phan nguyễn mới nhận hàng được), tên hàng, sô kiện, trọng lượng, số cont, số seal…(Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra C/O : Kiểm tra các nội dung trên C/O có phù hợp với bộ chứng từ về người xuất khẩu, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, tri giá, số invoice, ngày invoice, nước xuất khẩu…(Chi tiết như phụ phụ lục B)

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ khai Hải Quan

Nhận bộ chứng từ từ Công ty Phan Nguyễn: Sau khi kiểm tra không phát hiện sai sót trong bộ chứng từ thì người gửi hàng sẽ gửi bộ chứng từ gốc đến công ty Phan Nguyễn, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho nhân viên phụ trách lô hàng này nhận bộ chứng từ gốc về để phục vụ cho việc khai Hải Quan.

Lấy lệnh giao hàng: Khi nhận được thông báo tàu đến, nhân viên giao nhận của Công ty Lâm Hy sẽ mang B/L gốc và giấy giới thiệu đến đại lý là công ty TNHH Vận Tải Bình Minh để lấy lệnh giao hàng và đóng các chi phí cần thiết như THC, phí chứng từ, vệ sinh cont… vì lô hàng này đi qua Đại lý nên nhân viên giao nhận phải đến hãng tàu Stars Marine Agencies để cược cont, đóng dấu giao thẳng và làm thủ tục mượn container về kho riêng tại Quận 4 để rút hàng.

Bước 4: Khai báo Hải Quan

Dựa vào thông tin trên bộ chứng từ gốc, nhân viên chứng từ của sẽ tiến hành lên tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu  trên phần mền khai Hải Quan điện tử Ecus và truyền dữ liệu đến Hải Quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai doanh nghiệp bắt buộc phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép (nếu có)…

Bước 5: Nhận hàng từ cảng về kho công ty

Tiếp nhận tờ khai ==> Bộ phận giá, thuế ==> Phân công kiểm hóa ==> Bộ phận kiểm tra hàng hóa thủ công ==> Phúc tập tờ khai ==> Bộ phận trả tờ khai.

Bước 6: Giao hàng cho khách và quyết toán chi phí

Giao hàng cho khách hàng: Sau khi đã thanh lý cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” theo mẫu của Công ty và giao cho tài xế xe kéo container các chứng từ: Phiếu EIR, Giấy yêu cầu hạ rỗng và Biên bản bàn giao. Xe kéo container sẽ căn cứ trên những chứng từ này, tổ chức việc kéo container ra khỏi cảng sao cho đúng thời gian đã thỏa thuận giữa chủ hàng là Công ty Phan Nguyễn và điều độ của nhà xe.

Quyết toán chi phí giao nhận và tập hợp chứng từ: Khi đã hoàn thành thủ tục nhận hàng và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm “Bảng Quyết toán”  kèm vào bộ chứng từ của lô hàng gồm bộ hồ sơ Hải quan và các hóa đơn, biên lai của các chi phí phát sinh chuyển qua phòng kế toán.

Hoàn thiện quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp Việt (Phần 2)

Sau quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quy trình thanh toán tiền hàng. Đây là bước giao dịch cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất. Tuy nhiên, sự thiếu hiểu biết và kinh nghiệm trong việc sử dụng các phương thức thanh toán mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam chịu rủi ro cao. Vì vậy, để phòng trừ các trường hợp xấu xảy ra và để quy trình nhập khẩu diễn ra suông sẻ, các doanh nghiệp cũng cần chú ý đến khâu này.

Sau đây là danh sách một số kiến nghị để hoàn thiện hơn toàn bộ quy trình nhập khẩu vào Việt Nam, từ tổ chức thực hiện hợp đồng đến thanh toán tiền hàng.

Các phương thức thanh toán phổ biến

1. Kiến nghị cho khâu thanh toán

Nhằm khắc phục nhược điểm đối với việc thanh toán bằng hình thức trả trước T/T, giải pháp thay phương thức T/T trả trước bằng phương thức L/C ký quỹ 100% giá trị là tối ưu nhất. Đối với phương thức L/C, sau khi người mua kiểm tra nhận thấy sự hợp lệ của chứng từ hàng hóa thì sẽ thực hiện thanh toán cho người bán, vì vậy sẽ làm giảm rủi ro hơn cho phía doanh nghiệp Việt Nam.

Hơn nữa, khi thực hiện mở L/C, các điều khoản trong L/C cần được quy định rõ ràng, cụ thể, có điều khoản Penalty hoặc cả hai công ty phải ký quỹ tại ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng.

2. Kiến nghị cho khâu thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá

Để không bị phụ thuộc vào giá cả khi giao dịch nhập khẩu hàng về nước, chúng ta cần chủ động giành quyền thuê tàu. Khi đó chúng ta nên thương lượng mua hàng theo điều kiện nhóm F. Khi muốn giành quyền thuê tàu, chúng ta cần phải xác định được khả năng thuê tàu của mình thông qua việc nghiên cứu thị trường chuyên chở, tìm hiểu tham khảo để lựa chọn các hãng tàu uy tín, cước phí phù hợp với lô hàng nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất.

Trong trường hợp tìm hiểu thị trường vận tải gặp khó khăn, chúng ta có thể nhờ vào các nhà môi giới, tuy nhiên cần cân nhắc rằng chi phí hoa hồng cho nhà môi giới phải thật sự phù hợp. Việc thuê các hãng tàu trong nước sẽ tạo điều kiện giúp chúng ta nhận được ưu đãi từ hãng tàu, nhanh chóng nhận được các chứng từ cần thiết để giải quyết nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả cho hoạt động giao nhận.

Trong trường hợp chúng ta không có khả năng thuê tàu trong ngắn hạn thì có thể giành quyền mua bảo hiểm, khi đó có thể nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CFR. Về điều này, chúng ta nên tạo điều kiện cho nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần hơn với nghiệp vụ mua bảo hiểm.

Từ việc làm quen với quá trình mua bảo hiểm và nghiên cứu thị trường vận tải, trong dài hạn chúng ta nên tiến tới việc kí kết hợp đồng theo điều kiện FOB. Khi đó, chúng ta vừa giành quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Tuy nhiên, trước tiên chúng ta cần tiến hành so sánh sự chên lệch về giá cả khi nhập hàng bằng 2 phương thức CIF và FOB, xem xét mức giá chênh lệch có đủ bù đắp phí vận tải hay không. Dựa trên mức chênh lệch đó mà chúng ta tiến hành kí kết hợp đồng vận tải với cước phí phù hợp nhất, không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty.

3. Một số kiến nghị khác

Bên cạnh những giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm như trên, sau đây là một số kiến nghị nhằm phát huy và củng cố hơn nữa các thế mạnh của chúng ta như sau:

·        Bổ sung thêm nhân viên kỹ thuật có trình độ, chuyên môn cao nhằm đảm bảo quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hóa được nâng cao, tránh hiện tượng nhập phải hàng hóa bị lỗi trong quá trình sử dụng.

·        Hiện nay thường xảy ra trường hợp tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ do hệ thống Hải quan ngày càng quy định chặt chẽ hơn về các vấn đề kiềm chế lạm phát, quản lý rủi ro hoặc đôi khi do hệ thống điện tử rà soát chưa kỹ … Do đó, chúng ta cần chú trọng hoàn tất tốt các thủ tục về thuế, các khoản phí bắt buộc khi khai báo hải quan, đảm bảo các chứng từ liên quan được chuẩn bị đầy đủ nhằm đề phòng trước, hạn chế tối đa các rủi ro bất ngờ xảy ra có thể làm chậm trễ quá trình nhận hàng.

Đánh giá quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp Việt (Phần 1)

Toàn bộ quy trình luôn được thực hiện đầy đủ tất cả các khâu và xuyên suốt. Tuy nhiên bên cạnh nhiều ưu điểm đạt được, quy trình này vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm. Các ưu điểm và nhược điểm của quy trình sẽ lần lượt được đánh giá và phân tích chi tiết như dưới đây.

1. Ưu điểm

- Hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp Việt Nam đã được thực hiện đúng với những điều khoản đã ký kết, hạn chế tối đa các trường hợp sai sót về nghiệp vụ.

- Doanh nghiệp Việt Nam chọn thanh toán bằng hình thức T/T trả trước nên quy trình nghiệp vụ dễ dàng hơn, tốc độ thanh toán nhanh chóng hơn, từ đó tạo được niềm tin nơi đối tác đồng thời tạo nhiều cơ hội nhận được các ưu đãi về gia hạn thời gian thanh toán trong các hợp đồng về sau.

- Doanh nghiệp Việt Nam có đội ngũ nhân viên giao nhận riêng đảm nhiệm thực hiện nhận hàng hóa tại cảng. Các nhân viên trong bộ phận giao nhận đều là những người có nhiều kinh nghiệm thực tế trong chuyên môn nghiệp vụ giao nhận, đo đó rất linh hoạt trong công tác làm thủ tục hải quan cũng như chuẩn bị chứng từ. Và bằng chứng cho việc thực hiện tốt nhiệm vụ này chính là tờ khai hải quan nhập khẩu lô hàng máy in được phân luồng vàng. Sự chuyên nghiệp của các nhân viên giao nhận đã góp phần rút ngắn được thời gian thực hiện hợp đồng, tránh khỏi gặp phải các rắc rối xảy ra bất ngờ có khả năng làm trì trệ thời gian nhận hàng của doanh nghiệp Việt Nam.

2. Nhược điểm

a. Nhược điểm trong khâu thanh toán.

Dù là đối tác quen thuộc, đã thực hiện nhiều hợp đồng mua bán nhưng việc thanh toán chuyển tiền trả trước 100% vẫn có thể gây nên nhiều rủi ro cho doanh nghiệp Việt Nam như bên bán không giao hàng, giao hàng trễ hoặc thiếu hàng, giao hàng không đúng chất lượng, quy cách,... làm doanh nghiệp Việt Nam rơi vào thế bị động.

b. Nhược điểm trong khâu thuê tàu và mua bảo hiểm.

Khi ký kết hợp đồng, chúng ta thường mua lô hàng theo điều kiện CIF, nhường quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho đối tác. Ở thời điểm này, doanh nghiệp Việt Nam mới hoạt động không lâu nên đây có thể là một giải pháp hữu ích giúp phía chúng ta tránh được nhiều rủi ro, khó khăn từ việc thiếu kiến thức về thuê tàu và mua bảo hiểm. Tuy nhiên, về mặt dài hạn thì đây lại là một trong những nhân tố khiến doanh nghiệp Việt Nam rơi vào thế bị động. Nếu nhường quyền thuê tàu cho bên bán, khi đó sẽ xảy ra trường hợp phía chúng ta phải chịu mua sản phẩm với giá bị đẩy lên, dẫn đến việc khi bán sản phẩm trong nước sẽ gặp nhiều khó khăn vì không thể linh động điều chỉnh giá. Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp Việt Nam cũng như làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường nội địa.

Ngoài ra, việc nhường quyền thuê tàu cho đối tác dễ gây nên rủi ro cao hơn cho doanh nghiệp Việt Nam trong trường hợp hãng tàu được thuê không uy tín, tàu không giao hàng hoặc trong quá trình vận chuyển không bảo quản tốt làm hư hỏng hàng hóa, hàng bị mất mát,…

(Còn tiếp phần 2)

Các giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng vào Việt Nam

Để quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam được diễn ra suông sẽ và đạt được hiệu quả cao nhất, sau đây là một số giải pháp tối ưu nhất được nhiều chuyên gia logistics Việt Nam đề xuất.

1. Nâng cao chất lượng nhân viên

Ban lãnh đạo doanh nghiệp nên duy trì việc cử cán bộ, công nhân viên học những lớp bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ, đặc biệt là bộ phận marketing, đối ngoại và giao nhận chứng từ để trở thành một doanh nghiệp chuyên nghiệp cả về nhập khẩu và phân phối máy móc thiết bị văn phòng.

Những nhân viên chịu trách nhiệm chuẩn bị bộ giấy tờ hồ sơ cần phối hợp chặt chẽ với nhân viên tiếp nhận thông tin làm thủ tục hải quan và nhận hàng (có thể của bên thứ ba) để tránh mắc những sai lầm không đáng có hoặc lặp lại nhiều lần làm ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần xem xét và cải thiện chế độ hậu đãi, lương thưởng xứng đáng đối với nhân viên nhằm tạo nên tinh thần hăng hái và thúc đẩy họ tích cực làm việc.

2. Tiến tới nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện FOB

Doanh nghiệp nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên bán hàng trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp cụ mua bảo hiểm. Từ đó, doanh nghiệp tiến tới nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB. Qua đó, doanh nghiệp vừa giành quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Doanh nghiệp sẽ tận dụng được cơ hội bán hàng, tiết kiệm được chi phí, lợi nhuận tăng lên.

Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất để ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Doanh nghiệp có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là người am hiểu về thị trường, về những hãng tàu, về sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng.

3. Chủ động trong nghiệp vụ giao nhận

Doanh nghiệp nên đầu tư thêm vào hoạt động giao nhận, như thế sẽ bớt được khoản chi phí khi phải thuê bên doanh nghiệp dịch vụ hỗ trợ. Muốn đạt được, doanh nghiệp ngoài trang bị những loại máy móc hỗ trợ như xe vận chuyển, xe nâng hạ... thì còn phải cần có nhân viên am hiểu về quy trình làm thủ tục hải quan.

Trường hợp doanh nghiệp tự mình thực hiện những thủ tục thông quan hàng hóa, để làm tốt thủ tục hải quan một cách trọn vẹn, tránh mất thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần phải chú ý:

·        Lập bộ giấy tờ hồ sơ hải quan đầy đủ, chứng từ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. Những chứng từ này doanh nghiệp phải chuẩn bị từ trước.

·        Doanh nghiệp phải nghiên cứu thật kỹ biểu thuế và áp dụng linh hoạt vào việc kê khai hàng hoá.

·        Hàng hoá sẽ được đối chứng với giấy tờ hồ sơ hải quan, nếu có bất kỳ sự không ăn khớp nào thì doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian và chi phí.

4. Cải thiện quy trình thanh toán chặt chẽ

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu kĩ hơn về người bán ở nước ngoài thông qua sự tư vấn từ ngân hàng. Nếu là doanh nghiệp mới hợp tác, chưa tạo được mức độ tin cậy cần thiết, doanh nghiệp có thể nhờ bên xuất khẩu gửi fax qua một bản sao bộ giấy tờ hồ sơ, để có thể so sánh kiểm tra trước.

Ví dụ về quy trình thanh toán chặt chẽ

Trường hợp doanh nghiệp đã tạo được mức độ tin cậy với bên xuất khẩu, doanh nghiệp có thể mở L/C theo hình thức trả chậm. Từ đó, doanh nghiệp có thể kéo dài vòng lưu động vốn, đầu tư thêm vào những lĩnh vực sinh lời khác, giảm lãi suất bởi không cần vay nóng tại ngân hàng.