Các bước thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu ở Việt Nam

Một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bao gồm nhiều công đoạn và trong mỗi công đoạn lại bao gồm nhiều công việc nhỏ lẽ khác. Không giống với nhiều ngành nghề hiện nay, là một nhân viên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đòi hỏi bạn phải có một trình độ chuyên môn cao và khả năng làm việc dưới môi trường khắc nghiệt. Tuy nhiên, không có gì là vô ích, công lao của các bạn sẽ được đền bù xứng đáng, thể hiện qua mức lương trung bình của nhân viên giao nhận là khá cao, nằm trong khoảng từ 8-9 triệu ở mức khởi điểm.

Và sau đây là trình tự 5 bước cơ bản để thực hiện một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của một công ty vận tải điển hình và khá nổi tiếng ở Việt Nam – công ty vận tải Lâm Hy. Với các dữ liệu thực tế này, chúng ta sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn là chỉ đọc qua lý thuyết suông.

Hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế

Bước 1: Tiến hành các công việc cần thiết để đặt chỗ cho hàng hóa với hãng tàu được chỉ định

Với trách nhiệm về việc thực hiện các thủ tục để xuất khẩu lô hàng – Công ty Lâm Hy đã tiến hành lần lượt các công việc để lưu khoang lưu chỗ hàng hoá với hãng tàu đã được người mua chỉ định là DSG Ocean.

Sau khi nhận được booking request từ công ty Lâm Hy, hãng tàu sẽ cung cấp cho Lâm Hy “Booking Note”. Đây là một hợp đồng lưu khoang tàu giữa người gửi hàng và hãng tàu, là chứng từ  thể hiện việc chủ tàu đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích chứa hàng.

Trong Booking note sẽ yêu cầu khách hàng phải hoàn tất mọi thủ tục Hải quan trước giờ tàu chạy để hãng tàu thu xếp việc xếp hàng lên tàu. Theo booking note của DSG Ocean thì lô hàng này của công ty Mỹ Kim có chi tết như sau :

·        Tên tàu : ST. MARY

·        Số chuyến: V.13001N

·        Thời gian dự kiến tàu khởi hành tại cảng xếp hàng: 28/01/2013

Bước 2:  Nhận hàng

Theo thoả thuận thì Công ty Mỹ Kim có trách nhiệm giao hàng cho Công ty Lâm Hy trước ngày tàu chạy 2 ngày và quy cách phẩm chất của hàng hoá phải đúng chủng loại và danh mục để là hàng xuất khẩu.

Đến hạn định Công ty Lâm Hy sẽ bố trí nhân viên và điều động xe đến tại cơ sở sản xuất của Công ty Mỹ Kim tại địa chỉ: số 5, đường số 21, phường 10, Quận 6, TP. Hồ Chí Minh để nhận hàng. Kết thúc khâu nhận hàng là việc hai bên giao và nhận cùng ký vào biên bản giao nhận hàng. Thủ tục nhận hàng hoá hoàn tất, hàng hoá được đưa ra Cảng làm thủ tục Xuất khẩu

Bước 3: Chuẩn bị các chứng từ và khai Hải quan

a. Chuẩn bị chứng từ:

Cùng với hợp đồng ngoại thương do công ty Mỹ Kim gửi, các chứng từ như:  Invoice, packing list, đơn xin giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu…sẽ được nhân viên công ty Lâm Hy lập. Yêu cầu của các chứng từ này phải thật chính xác về chi tiết liên quan đến lô hàng và phải hợp lệ không được mâu thuẫn với nhau; đồng thời phải đúng theo quy định của Hải quan cảng. (chi tiết chứng từ theo phụ lục A)

Để có giấy chứng nhận kiểm thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu, trước khi tiến hành thủ tục Hải quan Lâm Hy phải  lập bộ hồ sơ gửi đến cơ quan thú y vùng VI (địa chỉ :  521/1 Hoàng Văn Thụ, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh) gồm:

+ Giấy đăng ký kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu.

+ Hợp đồng (sao y bản chính)

+ Hóa đơn thương mại (sao y bản chính)

+ Phiếu đóng gói hàng hóa (sao y bản chính)

Nếu bộ hồ sơ hợp lệ Cơ quan kiểm dịch khi nhận được bộ hồ sơ sẽ tổ lấy mẫu kiểm dịch tại Cát Lái. Trong vòng 10 ngày làm việc Cơ quan thú y vùng VI sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuât khẩu cho công ty Mỹ Kim.

b. Khai Hải Quan:

Lên tờ khai Hải Quan : Sau khi hoàn tất hồ sơ, nhân viên công ty Lâm Hy sẽ lên tờ khai quan qua phần mền khai Hải Quan điên tử Ecus các thông tin như số Hợp đồng, số invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, đơn giá, trị giá...(chi tiết theo phụ lục A)

Khai báo tờ khai điện tử : Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử, lô hàng này của Công ty Tiên Tiến có số tiếp nhận là: 170268 (ngày 24/01/2013)

Nhân viên chứng từ của công ty Lâm Hy chuẩn bị bộ hồ sơ gồm :

·        Tờ khai Hải Quan điện tử ( 2 bản)

·        Hợp đồng ngoại thương (1 bản sao y)

·        Hóa đơn thương mại (1 bản chính)

·        Packing list (1 bản chính)

·        Giấy giới thiệu của công ty Mỹ Kim (1 bản)

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ trên, nhân viên giao nhận sẽ nộp bộ hồ sơ cho công chức tiếp nhận tờ khai đóng dấu thông quan cho lô hàng, thanh lý tờ khai và vào sổ tàu.

Lô hàng này mặc dù đã thỏa thuận với người bán giao hàng  2 ngày trước ngày tàu chạy nhưng vẫn không kịp hoàn tất thủ tục Hải Quan vào đúng giờ bắt buộc phải vào sổ tàu, lý do là tiến độ đóng hàng tại kho của Công ty Mỹ Kim rất chậm vì họ phải ưu tiên cho những lô hàng khác gấp hơn, mặc khác khối lượng hàng xuất lần này không nhỏ (10 x cont 20’’) xe container phải neo tại kho 1,5 ngày dẫn đến không thể kịp vào sổ tàu đúng thời gian quy định trên booking. Vì có mối quan hệ tốt với DGS Ocean nên nhân viên giao nhận của Lâm Hy đã liên hệ để xin kéo dài thời gian vào sổ tàu thêm 5 giờ.

Bước 4: Cung cấp thông tin làm B/L cho hãng tàu và xin giấy chứng nhận xuất xứ

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan nhân viên chứng từ sẽ gửi chi tiết làm B/L cho Hãng tàu gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, cảng dỡ hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, số kiện, thể tích, số cont, số seal…

Sau khi nhận được hãng tàu sẽ phát hành B/L nháp cho Lâm Hy, nếu không có gì sai xót DGS sẽ phát hành B/L original. Ở bước này cần kiểm tra một cách kỹ lưỡng các thông tin trên B/L nhằm tránh một số trường hợp đã xảy ra trước đây như sau trọng lượng, số lượng hàng so với các chứng từ khác, sai cảng đến… nếu không phát hiện kịp thời sẽ gây khó khăn cho người nhập khẩu khi nhận hàng, phát sinh thêm thời gian điều chỉnh, chuyển manifest (nếu đã trình manifest vơí Hải Quan) và chi phí để giải quyết.

Sau khi B/L đã được xác nhận, Lâm Hy sẽ thanh toán các chi phí liên quan đến việc vận chuyển của hãng tàu để nhận B/L gốc.

Theo yêu cầu của người mua phải có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) form B  nên khi nhận được B/L nhân viên công ty Lâm Hy sẽ tiến hành các công việc để xin giấy chứng nhận xuất xứ tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam. Hồ sơ gồm :

·        Đơn đề nghị cấp C/O

·        Bộ C/O form B mẫu hoàn chỉnh (1 bản chính và 3 bản sao)

·        Tờ khai Hải quan đã làm thủ tục (sao y và bản chính để đối chiếu)

·        B/L (sao y)

·        Hợp đồng ngoại thương (sao y)

·        Hóa đơn mua  nguyên liệu

Nếu bộ hồ sơ hợp lệ, sau 3 ngày  Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam sẽ cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho công ty Mỹ Kim.

Ở bước này, Trong bộ hồ sơ xin C/O nộp cho phòng thương Mại và Công Nghiệp Lâm Hy đã khai ngày tàu chạy là 26/01/2013 nhưng vì tàu bị hoãn ngày khởi hành đến ngày 28/01/2013 dẫn đến ngày tàu chày trên B/L và trên C/O không giống nhay nên buộc Lâm Hy phải mất thêm thời gian để điều chỉnh và nộp bộ hồ sơ mới cho Phòng Thương Mại và Công Nghiệp.

Bước 5: Gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và quyết toán chi phí giao nhận

Sau khi nhận được C/O, công ty Lâm Hy sẽ gửi bộ chứng từ đến cho người nhập khẩu gồm các chứng từ đã quy định trong hợp đồng :

·        Hóa đơn thương mại (3 bản chính, 3 bản copy)

·        Phiếu đóng gói hàng hóa (3 bản chính, 3 bản copy)

·        Giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu

·        Vận đơn B/L đường biển (3 bản gốc)

·        Giấy chứng nhận xuất xứ (form B) (1 bản gốc và 2 bản copy)

Các công việc sau khi thực hiện xong, nếu không có tranh chấp gì thì nhân viên giao nhận Lâm Hy sẽ quyết toán chi phí  giao nhận cho bộ phận kế toán đồng thời bàn giao chứng từ cho bộ phận chứng từ.. Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình giao nhận hàng xuất khẩu.