Đánh giá quy trình xuất và nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam

Để tiếp tục những bài viết phân tích về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa mà chúng tôi đã chia sẽ thời gian trước, sau đây là bài viết đưa ra những đánh giá, nhận xét về ưu nhược điểm của cả 2 quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam.

1. Đánh giá quy trình xuất khẩu hàng hóa ở Việt Nam

a. Ưu điểm

- Đội ngũ nhân viên của nhiều công ty xuất khẩu luôn theo dõi sát sao lô hàng từ lúc đóng hàng cho đến khi hoàn tất thủ tục vào sổ tàu, do đó bất kì khó khăn xảy ra trong quá trình giao nhận đều được giải  quyết một cách linh hoạt.

- Nhờ mối quan hệ tốt với hãng tàu, nhiều công ty luôn được giúp đỡ và tạo điều  trong việc giải quyết những khó khăn nhằm tránh phát sinh chi phí một cách tối đa.

- Nhờ uy tín và mối quan hệ tốt với Hải Quan nên các lô hàng xuất do công ty đảm nhận đều được miễn kiểm hóa hoặc kiểm hóa với tỷ lệ thấp. Điều này làm giảm thời gian nhập hàng và tránh những phiền phức trong quá trình kiểm hóa.

b. Nhược điểm

- Quá trình giao nhận phụ thuộc vào nhiều bên như khách hàng, hãng tàu… Khi một khâu xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình giao nhận của nhiều công ty xuất khẩu.

- Nhiều công ty thường xuyên rơi vào tình trạng bị động trong việc điều động xe đầu kéo container. Khi 1 xe rơi vào tình trạng bị hỏng sẽ làm chậm kế hoạch giao nhận ở các lô hàng tiếp sau, từ đó giảm uy tín của công ty đối với khách hàng.

- Nhiều công ty chưa có đội ngũ nhân viên bốc xếp nên việc đóng hàng phụ thuộc vào khách hàng, một số trường hợp khách hàng không thể đóng hàng ngay hoặc xe nâng bị hư hỏng kéo dài thời gian đóng hàng, phát sinh chi phí và giảm hiệu quả kinh doanh.

2. Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam

a. Ưu điểm

- Đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm linh hoạt giải quyết các tình huống xảy ra trong quá trình làm thủ tục, chuẩn bị kỹ các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa

- Qui trình giao nhận gần như  đảm bảo được tiến độ giao hàng cho khách hàng. Qui trình được thực hiện một cách chuyên môn hóa người nào việc nấy, giảm thiểu chi phí hoạt động của qui trình.

- Qui trình giúp cho nhân viên tích lũy được vốn kinh nghiệm đáng kể trong nhiều lĩnh vực.

- Quy trình gây dựng được uy tín với các khách hàng, không gây hư hỏng hay thất thoát hàng hóa từ đó tạo được niềm tin cho khách hàng.

b. Nhược điểm

- Trong quá trình thực hiện xảy ra hạn chế là khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ là mất nhiều thời gian và chi phí giao dịch (điện thoại, fax...);

- Đội ngũ nhân viên của nhiều công ty nhập khẩu không nắm được quy trình khai hàng FOC, khi hải quan phát hiện sự sai sót thì mới điều chỉnh bổ sung. Việc hiệu chỉnh chứng từ thông thường mất khoảng 01 ngày làm việc.

- Xảy ra tranh luận áp mã H.S giữa Hải quan và nhân viên giao nhận vì Hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã H.S ở mức thuế suất thấp. Việc này kéo dài thời gian làm thủ tục kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian và chi phí để đi đến sự thống nhất.

- Trong quá trình điều xe vào kéo hàng, công ty bị rơi vào tình trạng bị động vì hàng  giao đến kho phải được dỡ ngay nên trước khi giao hàng nhân viên giao nhận của công ty nhập khẩu phải liên hệ với nhà xe để có sự thống nhất giữa thời gian xe đến kho và thời gian dỡ hàng.

- Một số trường hợp chủ quan không cử nhân viên xuống giám sát nên khi kiểm tra hàng hóa mới phát hiện bị thiếu hụt so với chứng từ.

Vai trò của các công ty dịch vụ vận tải Việt Nam

Trong quá trình xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa từ càng vào nội địa, từ nội địa vào cảng và vận chuyển trong nội địa là một khâu vô cùng quan trọng và có vai trò to lớn. Theo thời gian, nhu cầu về vận chuyển hàng hóa để phục vụ xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng. Đặc biệt là kể từ khi nước ta mở cửa thương mại và gia nhập WTO, hoạt động vận tải càng phát triển mạnh mẽ hơn nữa và cho ra đời ngành dịch vụ vận tải để đáp ứng nhu cầu luân chuyển hàng hóa của quá trình XNK.

Logistics – ngành dịch vụ vận tải ngày càng phát triển ở Việt Nam

1. Chức năng của các công ty dịch vụ vận tải

·           Đại lý thủ tục Hải Quan : Thực hiện dịch vụ thủ tục Hải quan qua khai báo điện tử nhanh chóng, hợp lệ, tính thuế một cách chính xác, tối ưu, tư vấn miễn phí các thông tin về thuế và các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu cho tất cả các loại hình kinh doanh, đầu tư, gia công, sản xuất xuất khẩu, phi mậu dịch, tạm nhập tái xuất…với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu  tại các kho, cảng, sân bay…

·           Dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa: Cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đúng hẹn, an toàn bằng phương tiện vận chuyển liên kết với các đơn vị khác, cam kết đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong khu vực TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Vũng Tàu… bằng đường bộ, từ TP. Hồ Chí Minh đến Hải Phòng và Đà Nẵng bằng đường biển.

·           Dịch vụ vận tải hàng hóa quốc tế : vận tải hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không, dịch vụ door to door…

·           Các dịch vụ hỗ trợ khác : Mua bảo hiểm hàng hóa, lập C/O, xin giấy phép nhập khẩu tự động, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm dịch vệ sinh, thực vật.

2. Nhiệm vụ của các công ty dịch vụ vận tải

·           Luôn coi trọng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên là nhân tố quan trọng, dài lâu và có tính quyết định đến sự tồn tại, phát triển, thành công của Công ty.

·           Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo ra nền tảng phát  triển vững chắc và lâu dài cho Công ty.

·           Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tớn cho khách hàng.

·           Tuân thủ các quy định của pháp luật, thực hiện tốt các nghĩa vụ ngân sách nhà nước.

·           Làm việc khoa học, nhanh gọn, chuẩn xác, giảm thiểu thời gian đợi chờ của khách hàng, thái độ và phong cách phục vụ khách hàng nhiệt tình.

·           Tổ chức đào tạo nhân viên một cách hợp lý, theo quy chế hiện hành.

·           Xây dựng, tổ chức và thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh của công ty nhằm thực hiện mục tiêu công ty đề ra, sử dụng hiệu quả nguồn vốn.

·           Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng hợp tác… với các tổ chức, các thành phần kinh tế cả tư nhân.

·           Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, các cảng biển, sân bay…tranh thủ sự ưu đãi của họ nhằm tạo thêm nhiều thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh.

Quy trình làm hàng nhập của các doanh nghiệp XNK Việt Nam

Ở bài trước, chúng ta đã tìm hiểu về các bước thực hiện cơ bản của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu với dẫn chứng và số liệu thực tế được thu thập từ công ty dịch vụ vận tải Lâm Hy. Bây giờ, ở bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của các doanh nghiệp XNK Việt Nam. Và một lần nữa, chúng ta lại biết ơn về sự chia sẽ thông tin và dữ liệu từ công ty cung cấp dịch vụ vận tải Lâm Hy.

Bước 1:  Nhận thông báo từ khách hàng

Khi có kế hoạch nhập hàng hóa Bộ phận kinh doanh của Công ty Phan Nguyễn sẽ thông báo cho công ty Lâm Hy về loại hàng hóa nhập khẩu, ETD, ETA, cảng giao hàng, thời gian giao hàng về công trình, địa điểm giao hàng…Căn cứ vào thông báo của công ty Phan Nguyễn nhân viên phụ trách sẽ theo dõi lịch trình hàng hóa.

Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Nhằm tránh những sai sót  của bộ chứng từ gây khó khăn cho việc làm thủ tục thông quan, Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Phan Nguyễn luôn gửi trước bộ chứng từ do nhà xuất khẩu gửi bằng email hoặc fax cho công ty Lâm Hy trước để kiểm tra tính chính xác và đồng nhất trước khi nhận bộ chứng từ gốc.

Kiểm tra hợp đồng : kiểm tra số, ngày hợp đồng, mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá), điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời điểm và địa điểm giao hàng (Chi tiết như  phụ lục B).

+ Số hợp đồng : PNG/HUF-12/09B ngày 15/06/2012.

+ Mô tả hàng hóa :

·        Pa-nô vách ngăn Hufco lắp ghép bề mặt bằng thép loại 7660, STC :53 db và AL5500R, STC: 38db : 6 bộ

·        Mô hình pa-nô vách ngăn mẫu loại 5000 (hàng FOC)

·        Đơn giá : 10.060,198 USD/bộ

·        Tổng trị giá : 60.361,19 USD

·        Phương thức thanh toán : TT

·        Thời gian giao hàng : trong tháng 12/2012

Kiểm tra hóa đơn thương mại : Số, ngày hóa đơn, đơn giá, trị giá, tên địa chỉ các bên mua bán, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán. (Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra Packing list : kiểm tra trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, quy cách đóng gói. (Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra Bill of lading (B/L) : Kiểm tra số, ngày B/L,  các thông tin trong ô shipper, consignee và notify (Đặc biệt, ô consignee phải thể hiện chính xác tên người nhận hàng là công ty Phan Nguyễn thì Phan nguyễn mới nhận hàng được), tên hàng, sô kiện, trọng lượng, số cont, số seal…(Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra C/O : Kiểm tra các nội dung trên C/O có phù hợp với bộ chứng từ về người xuất khẩu, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, tri giá, số invoice, ngày invoice, nước xuất khẩu…(Chi tiết như phụ phụ lục B)

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ khai Hải Quan

Nhận bộ chứng từ từ Công ty Phan Nguyễn: Sau khi kiểm tra không phát hiện sai sót trong bộ chứng từ thì người gửi hàng sẽ gửi bộ chứng từ gốc đến công ty Phan Nguyễn, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho nhân viên phụ trách lô hàng này nhận bộ chứng từ gốc về để phục vụ cho việc khai Hải Quan.

Lấy lệnh giao hàng: Khi nhận được thông báo tàu đến, nhân viên giao nhận của Công ty Lâm Hy sẽ mang B/L gốc và giấy giới thiệu đến đại lý là công ty TNHH Vận Tải Bình Minh để lấy lệnh giao hàng và đóng các chi phí cần thiết như THC, phí chứng từ, vệ sinh cont… vì lô hàng này đi qua Đại lý nên nhân viên giao nhận phải đến hãng tàu Stars Marine Agencies để cược cont, đóng dấu giao thẳng và làm thủ tục mượn container về kho riêng tại Quận 4 để rút hàng.

Bước 4: Khai báo Hải Quan

Dựa vào thông tin trên bộ chứng từ gốc, nhân viên chứng từ của sẽ tiến hành lên tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu  trên phần mền khai Hải Quan điện tử Ecus và truyền dữ liệu đến Hải Quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai doanh nghiệp bắt buộc phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép (nếu có)…

Bước 5: Nhận hàng từ cảng về kho công ty

Tiếp nhận tờ khai ==> Bộ phận giá, thuế ==> Phân công kiểm hóa ==> Bộ phận kiểm tra hàng hóa thủ công ==> Phúc tập tờ khai ==> Bộ phận trả tờ khai.

Bước 6: Giao hàng cho khách và quyết toán chi phí

Giao hàng cho khách hàng: Sau khi đã thanh lý cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” theo mẫu của Công ty và giao cho tài xế xe kéo container các chứng từ: Phiếu EIR, Giấy yêu cầu hạ rỗng và Biên bản bàn giao. Xe kéo container sẽ căn cứ trên những chứng từ này, tổ chức việc kéo container ra khỏi cảng sao cho đúng thời gian đã thỏa thuận giữa chủ hàng là Công ty Phan Nguyễn và điều độ của nhà xe.

Quyết toán chi phí giao nhận và tập hợp chứng từ: Khi đã hoàn thành thủ tục nhận hàng và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm “Bảng Quyết toán”  kèm vào bộ chứng từ của lô hàng gồm bộ hồ sơ Hải quan và các hóa đơn, biên lai của các chi phí phát sinh chuyển qua phòng kế toán.

Các bước thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu ở Việt Nam

Một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bao gồm nhiều công đoạn và trong mỗi công đoạn lại bao gồm nhiều công việc nhỏ lẽ khác. Không giống với nhiều ngành nghề hiện nay, là một nhân viên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đòi hỏi bạn phải có một trình độ chuyên môn cao và khả năng làm việc dưới môi trường khắc nghiệt. Tuy nhiên, không có gì là vô ích, công lao của các bạn sẽ được đền bù xứng đáng, thể hiện qua mức lương trung bình của nhân viên giao nhận là khá cao, nằm trong khoảng từ 8-9 triệu ở mức khởi điểm.

Và sau đây là trình tự 5 bước cơ bản để thực hiện một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của một công ty vận tải điển hình và khá nổi tiếng ở Việt Nam – công ty vận tải Lâm Hy. Với các dữ liệu thực tế này, chúng ta sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn là chỉ đọc qua lý thuyết suông.

Hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế

Bước 1: Tiến hành các công việc cần thiết để đặt chỗ cho hàng hóa với hãng tàu được chỉ định

Với trách nhiệm về việc thực hiện các thủ tục để xuất khẩu lô hàng – Công ty Lâm Hy đã tiến hành lần lượt các công việc để lưu khoang lưu chỗ hàng hoá với hãng tàu đã được người mua chỉ định là DSG Ocean.

Sau khi nhận được booking request từ công ty Lâm Hy, hãng tàu sẽ cung cấp cho Lâm Hy “Booking Note”. Đây là một hợp đồng lưu khoang tàu giữa người gửi hàng và hãng tàu, là chứng từ  thể hiện việc chủ tàu đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích chứa hàng.

Trong Booking note sẽ yêu cầu khách hàng phải hoàn tất mọi thủ tục Hải quan trước giờ tàu chạy để hãng tàu thu xếp việc xếp hàng lên tàu. Theo booking note của DSG Ocean thì lô hàng này của công ty Mỹ Kim có chi tết như sau :

·        Tên tàu : ST. MARY

·        Số chuyến: V.13001N

·        Thời gian dự kiến tàu khởi hành tại cảng xếp hàng: 28/01/2013

Bước 2:  Nhận hàng

Theo thoả thuận thì Công ty Mỹ Kim có trách nhiệm giao hàng cho Công ty Lâm Hy trước ngày tàu chạy 2 ngày và quy cách phẩm chất của hàng hoá phải đúng chủng loại và danh mục để là hàng xuất khẩu.

Đến hạn định Công ty Lâm Hy sẽ bố trí nhân viên và điều động xe đến tại cơ sở sản xuất của Công ty Mỹ Kim tại địa chỉ: số 5, đường số 21, phường 10, Quận 6, TP. Hồ Chí Minh để nhận hàng. Kết thúc khâu nhận hàng là việc hai bên giao và nhận cùng ký vào biên bản giao nhận hàng. Thủ tục nhận hàng hoá hoàn tất, hàng hoá được đưa ra Cảng làm thủ tục Xuất khẩu

Bước 3: Chuẩn bị các chứng từ và khai Hải quan

a. Chuẩn bị chứng từ:

Cùng với hợp đồng ngoại thương do công ty Mỹ Kim gửi, các chứng từ như:  Invoice, packing list, đơn xin giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu…sẽ được nhân viên công ty Lâm Hy lập. Yêu cầu của các chứng từ này phải thật chính xác về chi tiết liên quan đến lô hàng và phải hợp lệ không được mâu thuẫn với nhau; đồng thời phải đúng theo quy định của Hải quan cảng. (chi tiết chứng từ theo phụ lục A)

Để có giấy chứng nhận kiểm thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu, trước khi tiến hành thủ tục Hải quan Lâm Hy phải  lập bộ hồ sơ gửi đến cơ quan thú y vùng VI (địa chỉ :  521/1 Hoàng Văn Thụ, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh) gồm:

+ Giấy đăng ký kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu.

+ Hợp đồng (sao y bản chính)

+ Hóa đơn thương mại (sao y bản chính)

+ Phiếu đóng gói hàng hóa (sao y bản chính)

Nếu bộ hồ sơ hợp lệ Cơ quan kiểm dịch khi nhận được bộ hồ sơ sẽ tổ lấy mẫu kiểm dịch tại Cát Lái. Trong vòng 10 ngày làm việc Cơ quan thú y vùng VI sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuât khẩu cho công ty Mỹ Kim.

b. Khai Hải Quan:

Lên tờ khai Hải Quan : Sau khi hoàn tất hồ sơ, nhân viên công ty Lâm Hy sẽ lên tờ khai quan qua phần mền khai Hải Quan điên tử Ecus các thông tin như số Hợp đồng, số invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, đơn giá, trị giá...(chi tiết theo phụ lục A)

Khai báo tờ khai điện tử : Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử, lô hàng này của Công ty Tiên Tiến có số tiếp nhận là: 170268 (ngày 24/01/2013)

Nhân viên chứng từ của công ty Lâm Hy chuẩn bị bộ hồ sơ gồm :

·        Tờ khai Hải Quan điện tử ( 2 bản)

·        Hợp đồng ngoại thương (1 bản sao y)

·        Hóa đơn thương mại (1 bản chính)

·        Packing list (1 bản chính)

·        Giấy giới thiệu của công ty Mỹ Kim (1 bản)

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ trên, nhân viên giao nhận sẽ nộp bộ hồ sơ cho công chức tiếp nhận tờ khai đóng dấu thông quan cho lô hàng, thanh lý tờ khai và vào sổ tàu.

Lô hàng này mặc dù đã thỏa thuận với người bán giao hàng  2 ngày trước ngày tàu chạy nhưng vẫn không kịp hoàn tất thủ tục Hải Quan vào đúng giờ bắt buộc phải vào sổ tàu, lý do là tiến độ đóng hàng tại kho của Công ty Mỹ Kim rất chậm vì họ phải ưu tiên cho những lô hàng khác gấp hơn, mặc khác khối lượng hàng xuất lần này không nhỏ (10 x cont 20’’) xe container phải neo tại kho 1,5 ngày dẫn đến không thể kịp vào sổ tàu đúng thời gian quy định trên booking. Vì có mối quan hệ tốt với DGS Ocean nên nhân viên giao nhận của Lâm Hy đã liên hệ để xin kéo dài thời gian vào sổ tàu thêm 5 giờ.

Bước 4: Cung cấp thông tin làm B/L cho hãng tàu và xin giấy chứng nhận xuất xứ

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan nhân viên chứng từ sẽ gửi chi tiết làm B/L cho Hãng tàu gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, cảng dỡ hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, số kiện, thể tích, số cont, số seal…

Sau khi nhận được hãng tàu sẽ phát hành B/L nháp cho Lâm Hy, nếu không có gì sai xót DGS sẽ phát hành B/L original. Ở bước này cần kiểm tra một cách kỹ lưỡng các thông tin trên B/L nhằm tránh một số trường hợp đã xảy ra trước đây như sau trọng lượng, số lượng hàng so với các chứng từ khác, sai cảng đến… nếu không phát hiện kịp thời sẽ gây khó khăn cho người nhập khẩu khi nhận hàng, phát sinh thêm thời gian điều chỉnh, chuyển manifest (nếu đã trình manifest vơí Hải Quan) và chi phí để giải quyết.

Sau khi B/L đã được xác nhận, Lâm Hy sẽ thanh toán các chi phí liên quan đến việc vận chuyển của hãng tàu để nhận B/L gốc.

Theo yêu cầu của người mua phải có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) form B  nên khi nhận được B/L nhân viên công ty Lâm Hy sẽ tiến hành các công việc để xin giấy chứng nhận xuất xứ tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam. Hồ sơ gồm :

·        Đơn đề nghị cấp C/O

·        Bộ C/O form B mẫu hoàn chỉnh (1 bản chính và 3 bản sao)

·        Tờ khai Hải quan đã làm thủ tục (sao y và bản chính để đối chiếu)

·        B/L (sao y)

·        Hợp đồng ngoại thương (sao y)

·        Hóa đơn mua  nguyên liệu

Nếu bộ hồ sơ hợp lệ, sau 3 ngày  Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam sẽ cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho công ty Mỹ Kim.

Ở bước này, Trong bộ hồ sơ xin C/O nộp cho phòng thương Mại và Công Nghiệp Lâm Hy đã khai ngày tàu chạy là 26/01/2013 nhưng vì tàu bị hoãn ngày khởi hành đến ngày 28/01/2013 dẫn đến ngày tàu chày trên B/L và trên C/O không giống nhay nên buộc Lâm Hy phải mất thêm thời gian để điều chỉnh và nộp bộ hồ sơ mới cho Phòng Thương Mại và Công Nghiệp.

Bước 5: Gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và quyết toán chi phí giao nhận

Sau khi nhận được C/O, công ty Lâm Hy sẽ gửi bộ chứng từ đến cho người nhập khẩu gồm các chứng từ đã quy định trong hợp đồng :

·        Hóa đơn thương mại (3 bản chính, 3 bản copy)

·        Phiếu đóng gói hàng hóa (3 bản chính, 3 bản copy)

·        Giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản, sản phẩm thủy sản xuất khẩu

·        Vận đơn B/L đường biển (3 bản gốc)

·        Giấy chứng nhận xuất xứ (form B) (1 bản gốc và 2 bản copy)

Các công việc sau khi thực hiện xong, nếu không có tranh chấp gì thì nhân viên giao nhận Lâm Hy sẽ quyết toán chi phí  giao nhận cho bộ phận kế toán đồng thời bàn giao chứng từ cho bộ phận chứng từ.. Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình giao nhận hàng xuất khẩu.

Hoàn thiện quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp Việt (Phần 2)

Sau quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quy trình thanh toán tiền hàng. Đây là bước giao dịch cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất. Tuy nhiên, sự thiếu hiểu biết và kinh nghiệm trong việc sử dụng các phương thức thanh toán mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam chịu rủi ro cao. Vì vậy, để phòng trừ các trường hợp xấu xảy ra và để quy trình nhập khẩu diễn ra suông sẻ, các doanh nghiệp cũng cần chú ý đến khâu này.

Sau đây là danh sách một số kiến nghị để hoàn thiện hơn toàn bộ quy trình nhập khẩu vào Việt Nam, từ tổ chức thực hiện hợp đồng đến thanh toán tiền hàng.

Các phương thức thanh toán phổ biến

1. Kiến nghị cho khâu thanh toán

Nhằm khắc phục nhược điểm đối với việc thanh toán bằng hình thức trả trước T/T, giải pháp thay phương thức T/T trả trước bằng phương thức L/C ký quỹ 100% giá trị là tối ưu nhất. Đối với phương thức L/C, sau khi người mua kiểm tra nhận thấy sự hợp lệ của chứng từ hàng hóa thì sẽ thực hiện thanh toán cho người bán, vì vậy sẽ làm giảm rủi ro hơn cho phía doanh nghiệp Việt Nam.

Hơn nữa, khi thực hiện mở L/C, các điều khoản trong L/C cần được quy định rõ ràng, cụ thể, có điều khoản Penalty hoặc cả hai công ty phải ký quỹ tại ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng.

2. Kiến nghị cho khâu thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá

Để không bị phụ thuộc vào giá cả khi giao dịch nhập khẩu hàng về nước, chúng ta cần chủ động giành quyền thuê tàu. Khi đó chúng ta nên thương lượng mua hàng theo điều kiện nhóm F. Khi muốn giành quyền thuê tàu, chúng ta cần phải xác định được khả năng thuê tàu của mình thông qua việc nghiên cứu thị trường chuyên chở, tìm hiểu tham khảo để lựa chọn các hãng tàu uy tín, cước phí phù hợp với lô hàng nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất.

Trong trường hợp tìm hiểu thị trường vận tải gặp khó khăn, chúng ta có thể nhờ vào các nhà môi giới, tuy nhiên cần cân nhắc rằng chi phí hoa hồng cho nhà môi giới phải thật sự phù hợp. Việc thuê các hãng tàu trong nước sẽ tạo điều kiện giúp chúng ta nhận được ưu đãi từ hãng tàu, nhanh chóng nhận được các chứng từ cần thiết để giải quyết nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả cho hoạt động giao nhận.

Trong trường hợp chúng ta không có khả năng thuê tàu trong ngắn hạn thì có thể giành quyền mua bảo hiểm, khi đó có thể nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CFR. Về điều này, chúng ta nên tạo điều kiện cho nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần hơn với nghiệp vụ mua bảo hiểm.

Từ việc làm quen với quá trình mua bảo hiểm và nghiên cứu thị trường vận tải, trong dài hạn chúng ta nên tiến tới việc kí kết hợp đồng theo điều kiện FOB. Khi đó, chúng ta vừa giành quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Tuy nhiên, trước tiên chúng ta cần tiến hành so sánh sự chên lệch về giá cả khi nhập hàng bằng 2 phương thức CIF và FOB, xem xét mức giá chênh lệch có đủ bù đắp phí vận tải hay không. Dựa trên mức chênh lệch đó mà chúng ta tiến hành kí kết hợp đồng vận tải với cước phí phù hợp nhất, không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty.

3. Một số kiến nghị khác

Bên cạnh những giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm như trên, sau đây là một số kiến nghị nhằm phát huy và củng cố hơn nữa các thế mạnh của chúng ta như sau:

·        Bổ sung thêm nhân viên kỹ thuật có trình độ, chuyên môn cao nhằm đảm bảo quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hóa được nâng cao, tránh hiện tượng nhập phải hàng hóa bị lỗi trong quá trình sử dụng.

·        Hiện nay thường xảy ra trường hợp tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ do hệ thống Hải quan ngày càng quy định chặt chẽ hơn về các vấn đề kiềm chế lạm phát, quản lý rủi ro hoặc đôi khi do hệ thống điện tử rà soát chưa kỹ … Do đó, chúng ta cần chú trọng hoàn tất tốt các thủ tục về thuế, các khoản phí bắt buộc khi khai báo hải quan, đảm bảo các chứng từ liên quan được chuẩn bị đầy đủ nhằm đề phòng trước, hạn chế tối đa các rủi ro bất ngờ xảy ra có thể làm chậm trễ quá trình nhận hàng.

Đánh giá quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp Việt (Phần 1)

Toàn bộ quy trình luôn được thực hiện đầy đủ tất cả các khâu và xuyên suốt. Tuy nhiên bên cạnh nhiều ưu điểm đạt được, quy trình này vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm. Các ưu điểm và nhược điểm của quy trình sẽ lần lượt được đánh giá và phân tích chi tiết như dưới đây.

1. Ưu điểm

- Hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp Việt Nam đã được thực hiện đúng với những điều khoản đã ký kết, hạn chế tối đa các trường hợp sai sót về nghiệp vụ.

- Doanh nghiệp Việt Nam chọn thanh toán bằng hình thức T/T trả trước nên quy trình nghiệp vụ dễ dàng hơn, tốc độ thanh toán nhanh chóng hơn, từ đó tạo được niềm tin nơi đối tác đồng thời tạo nhiều cơ hội nhận được các ưu đãi về gia hạn thời gian thanh toán trong các hợp đồng về sau.

- Doanh nghiệp Việt Nam có đội ngũ nhân viên giao nhận riêng đảm nhiệm thực hiện nhận hàng hóa tại cảng. Các nhân viên trong bộ phận giao nhận đều là những người có nhiều kinh nghiệm thực tế trong chuyên môn nghiệp vụ giao nhận, đo đó rất linh hoạt trong công tác làm thủ tục hải quan cũng như chuẩn bị chứng từ. Và bằng chứng cho việc thực hiện tốt nhiệm vụ này chính là tờ khai hải quan nhập khẩu lô hàng máy in được phân luồng vàng. Sự chuyên nghiệp của các nhân viên giao nhận đã góp phần rút ngắn được thời gian thực hiện hợp đồng, tránh khỏi gặp phải các rắc rối xảy ra bất ngờ có khả năng làm trì trệ thời gian nhận hàng của doanh nghiệp Việt Nam.

2. Nhược điểm

a. Nhược điểm trong khâu thanh toán.

Dù là đối tác quen thuộc, đã thực hiện nhiều hợp đồng mua bán nhưng việc thanh toán chuyển tiền trả trước 100% vẫn có thể gây nên nhiều rủi ro cho doanh nghiệp Việt Nam như bên bán không giao hàng, giao hàng trễ hoặc thiếu hàng, giao hàng không đúng chất lượng, quy cách,... làm doanh nghiệp Việt Nam rơi vào thế bị động.

b. Nhược điểm trong khâu thuê tàu và mua bảo hiểm.

Khi ký kết hợp đồng, chúng ta thường mua lô hàng theo điều kiện CIF, nhường quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho đối tác. Ở thời điểm này, doanh nghiệp Việt Nam mới hoạt động không lâu nên đây có thể là một giải pháp hữu ích giúp phía chúng ta tránh được nhiều rủi ro, khó khăn từ việc thiếu kiến thức về thuê tàu và mua bảo hiểm. Tuy nhiên, về mặt dài hạn thì đây lại là một trong những nhân tố khiến doanh nghiệp Việt Nam rơi vào thế bị động. Nếu nhường quyền thuê tàu cho bên bán, khi đó sẽ xảy ra trường hợp phía chúng ta phải chịu mua sản phẩm với giá bị đẩy lên, dẫn đến việc khi bán sản phẩm trong nước sẽ gặp nhiều khó khăn vì không thể linh động điều chỉnh giá. Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp Việt Nam cũng như làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường nội địa.

Ngoài ra, việc nhường quyền thuê tàu cho đối tác dễ gây nên rủi ro cao hơn cho doanh nghiệp Việt Nam trong trường hợp hãng tàu được thuê không uy tín, tàu không giao hàng hoặc trong quá trình vận chuyển không bảo quản tốt làm hư hỏng hàng hóa, hàng bị mất mát,…

(Còn tiếp phần 2)