Tuyệt chiêu trị chứng nhàm chán, chủ quan trong công việc của nhân viên

Trong môi trường làm việc, không chỉ riêng nhân viên kinh doanh mà bất cứ nhân sự trong phòng ban nào sau khi được đào tạo và huấn luyện bài bản, đều tự tin, phấn khởi và rất hăng say làm việc. Nhưng điều đó chỉ kéo được một thời gian ngắn ban đầu, sự ham muốn và lòng nhiệt huyết trong công việc của họ dần được thay thế bằng sự chán nản, uể oải.

Đây luôn là vấn đề nan giải gây đau đầu cho nhiều nhà quản lý. Theo các nghiên cứu gần đây, nguyên nhân chính dẫn đến việc này là sự thỏa mãn quá mức vào kết quả công việc.

Bệnh nan y ở nhân viên kinh doanh và nhiều nhân sự khác

Sau những thành tích, chiến thắng ban đầu của mình, nhân viên dần rơi vào trạng thái hài lòng và cảm thấy nhàm chán với công việc. Nhiều nhà quản lý đã nổ lực tìm hiểu và cố gắng khắc phục vấn đề bằng các giải pháp tối ưu được chia sẽ dưới đây. Chúng ta hãy cùng nhau tham khảo và tích lũy kinh nghiệm quản lý kinh doanh sau này cho bản thân.

1. Chia nhỏ những việc nặng thành nhiều việc nhẹ hơn, có tần suất cao hơn

Dân sales “lấy trộm” một khoảng thời gian là hơn 2h đồng hồ mỗi ngày khi đi chăm sóc thị trường. Và sau khi dùng hết khoản thời gian “lấy trộm” đó, họ nghĩ rằng đã hoàn thành nhiệm vụ và tận dụng số giờ còn lại để…ngồi không. Chính vì thế, để tránh gây nhàm chán cho dân sales, cần tạo cho họ nhiều công việc để làm hơn, khiến họ cảm thấy bận rộn hơn. Có khá nhiều việc có thể làm: tìm thông tin về đối thủ trên địa bàn, thông tin về nhà phân phối của đối thủ, thông tin về các khách hàng tiềm năng trên địa bàn...

2. Quan tâm đến tính cách và năng lực đặc biệt của từng nhân viên

Quản lý cần tìm ra điểm mạnh của họ, thường là dựa vào chỉ số, năng suất, doanh số cao nhất, đạt chỉ tiêu sớm nhất…để giúp dân sales xây dựng hình ảnh cá nhân của họ. Một khi họ đã có những thành tích nhất định, đã gây ấn tượng với cả đội sales thì tự động các thành viên trong đội sẽ trở nên đoàn kết, hòa hợp và yêu quý nhau hơn.

3. Theo dõi và kiểm soát chỉ số KPIs – chỉ số hiệu quả làm việc của nhân viên

Điều thú vị là khi tập trung vào KPI thì sales tạm quên đi áp lực về doanh số mà tập trung vào các hành động kết quả cụ thể. Việc thiết lập chỉ số KPI và tích cực đưa ra các đánh giá, nhận xét mỗi tháng sẽ khiến dân sales cảm thấy được quan tâm hơn, giúp họ tự nhìn lại bản thân xem mình đang ở đâu trong thang đo năng lực bán hàng và tự đưa ra các điều chỉnh phù hợp để cải thiện bản thân.

Mẹo ứng xử để trở thành nhà quản trị nhân sự thấu tình đạt lý

Để mọi hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra suông sẽ, bám sát theo kế hoạch và hạn chế tối đa những rủi ro tiềm ẩn, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải đầu tư một bộ phận quản trị nhân sự - quản lý công ty. Đây là một điều cần thiết và quan trọng.

Quản trị nhân sự có thể hiểu đơn giản quản lý nhân viên của công ty. Tuy nhiên, nếu chỉ như vậy thì ai cũng có thể dễ dàng trở thành một nhà quản trị. Quản trị ở đây không đơn thuần chỉ là theo dõi, giám sát, kiểm soát nhân viên và các hoạt động trong công ty mà còn là quản trị tinh thần, ổn định tâm lý, điều hòa các yếu tố bên ngoài và bên trong tác động đến môi trường làm việc. Và quan trọng nhất đó là phải tạo được sự an tâm, tin tưởng và lòng trung thành của nhân viên dành cho công ty.

Sau đây là các bí quyết chia sẽ để giúp bạn trở thành một nhà quản trị nhân sự tài ba.

1. Thiết lập mục tiêu cụ thể và khả thi

Mục tiêu rõ ràng là nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ ràng sẽ khiến nhà quản trị nhân sự khó có cái nhìn rõ ràng chi tiết về công việc và đánh giá năng lực của cá nhân đó. Vấn đề lớn nhất trong hầu hết mọi doanh nghiệp, công ty đó là sự mâu thuẫn giữa ban lãnh đạo và nhân viên làm việc. Lý do là 2 bên không đi đến thống nhất với nhau về mục tiêu chung. Do đó, nếu không muốn nhân viên có thái độ, suy nghĩ tiêu cực và không đúng đắn thì nhiệm vụ của nhà quản trị ngay lúc này là thiết lập một mục tiêu vừa rõ ràng, cụ thể vừa thuận lòng cả 2 bên. Đó đó, hoạch định kế hoạch mục tiêu ra giấy là phương án tối ưu nhất.

2. Luôn sẵn sàng khen thưởng nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ

Nhà quản trị nhân sự khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ bản:

+ Khen đúng nơi đúng lúc - không tiết kiệm lời khen ngợi, sẵn sàng khen thưởng cho bất kỳ cá nhân nào làm tốt tại thời điểm đó.

+ Khen cụ thể – ai cũng muốn được đối xử tốt nhưng người ta cảm thấy thích nhất khi được nói chính xác là đã làm tốt cái gì.

+ Khen thật lòng - đừng mất công lấy lòng nhân viên bởi vì họ rất nhạy cảm với nhận xét của người khác. Cứ khen thật lòng, làm xuất sắc khen nhiều, làm khá tốt khen ít. Rất đơn giản.

3. Nhắc nhở, phê bình cũng nên khéo léo, tinh tế

Nhà quản trị nhân sự giỏi phải biết sửa chữa sai trái của nhân viên. Có hai quy tắc khiển trách:

+ Nhắc nhở, khiển trách tức thời: tuyệt đối không kìm nén cảm xúc tức giận và thất vọng rồi trút một thể lên đầu nhân viên. Điều đó chỉ khiến họ thêm hoang mang, suy nghĩ tiêu cực và bất mãn với công ty hơn mà thôi. Nếu phát hiện họ làm sai thì nhắc nhở và cảnh cáo ngay tại thời điểm đó, không bỏ qua nhưng cũng không nên nghiêm trọng hóa vấn đề.

+ Khiển trách cụ thể: đừng nói chung chung. Hãy chỉ rõ những sai phạm, thiếu sót để nhân viên của bạn biết đường sửa chữa, có như vậy nhân viên mới tiến bộ được.

Có đánh giá mới có tiến bộ và ngược lại

Nếu trong trường lớp có những buổi kiểm tra cuối mỗi học kỳ để đánh giá trình độ học sinh thì trong môi trường làm việc tại các công ty, doanh nghiệp cũng vậy, cũng cần có những đợt tổ chức tổng kết quá trình làm việc và đánh giá năng lực của nhân viên.

Nếu cứ cắm cúi, vùi đầu vùi óc vào công việc quanh năm suốt tháng nhưng chưa một lần nhìn lại chúng ta đang ở đâu, đạt được gì và được sếp đánh giá như thế nào về năng lực của mình, bạn có tự hỏi mình đang trở nên tốt hơn hay xấu đi hay không? Nếu không có những đợt đánh giá định kỳ thì chúng ta thậm chí còn không biết câu trả lời.

Đánh giá nhân viên 2 lần một năm là tối ưu nhất

Tuy nhiên, nếu là nhà quản lý giỏi, bạn sẽ tổ chức những đợt đánh giá này theo chu kỳ như thế nào? Mỗi năm một lần hay 2 lần một năm là tối ưu nhất? Câu trả lời có vẻ là 2 lần mỗi năm là tốt nhất. Vì nó giúp cho nhân viên nhận ra được khả năng của mình từ đó đưa ra các điều chỉnh để thúc đẩy bản thân ngày càng tiến bộ hơn. Sau đây là các dẫn chứng cho quan điểm này.

Đào tạo và theo sát nhân viên

Các đợt đánh giá nhân sự sẽ chỉ ra điểm mạnh và điều còn yếu kém cần cải thiện nhằm mang lại cho doanh nghiệp nhiều giá trị hơn. Những có đánh giá và nhận xét thì phải có hành động đi kèm để phát huy toàn bộ hiệu quả. Chẳng hạn như nếu nhân làm tốt thì khen thưởng, làm chưa tốt thì động viên khuyến khích họ cố gắng thêm. Việc theo dõi và đánh giá 6 tháng/lần có thể giữ cho kế hoạch làm việc theo guồng và tiến triển tốt hơn.

Trao đổi và trò chuyện với nhân viên thường xuyên hơn

Hãy để nhân viên có cơ hội nhận được những phản hồi từ người quản lý, họ sẽ không phải chờ đợi hoặc nghi ngờ gì về việc liệu mình có đang đi đúng định hướng hay không. Sự liên kết giữa nhân viên và người quản lý cần có sự tương tác qua lại, ngay cả khi đó là những tương tác không liên quan đến công việc, đừng để mối quan hệ giữa 2 bên rời rạc, xa rời nhau.

Có đánh giá mới có tiến bộ và ngược lại

Nếu bạn tổ chức một nền tảng quản lý thật bài bản và thích hợp để giữ cho hiệu suất của nhân viên được cao, quan sát cẩn thận và thúc đẩy, thì bạn có thể thay đổi hiện trạng năng lực của nhân viên mỗi 6 tháng. Khoảng thời gian giữa các lần đánh giá càng được rút ngắn lại thì nhân viên càng dễ dàng theo dõi và cập nhật thang đo năng lực của mình. Đồng thời tránh tình trạng nhân viên trở về với lối làm việc, tư duy lỗi thời.

Nhân viên chán nản, mất cảm hứng làm việc là vì đâu?

Trong kinh doanh, nếu khách hàng là nguồn sống của mọi doanh nghiệp thì nhân viên – lực lượng lao động này chính là nguồn lực duy trì sự sống của công ty. Làm thế nào để tìm kiếm và đào tạo ra một đội ngũ nhân viên tài năng nhất đã khó, nhưng việc giữ chân họ lại càng khó hơn. Nhiều leader, nhà quản lý đã không ít lần phạm sai lầm khiến họ mất đi cảm hứng làm việc và hậu quả theo thời gian sẽ khiến nhân viên lâm vào trình trạng chán nản, ức chế thầm lặng. Rồi sau đó là sự chia tay với công ty để tìm đến một công việc khác thú vị hơn, bận rộn hơn.

Để giữ lửa cho nhân viên của mình, là một nhà lãnh đạo tâm lý, chúng ta nên nắm rõ các sai lầm được liệt kê trong danh sách dưới đây và rút kinh nghiệm để tránh những sự việc đáng tiếc xảy ra trong công ty.

Truyền lửa và giữ lửa cho nhân viên cấp dưới không bao giờ là dễ dàng

1. Bỏ bê, mặc kệ nhân viên muốn làm gì thì làm

Hơn 50% số cấp dưới nghỉ việc bởi vì mối quan hệ với sếp. Các doanh nghiệp thông minh cần chắc chắn rằng các nhà lãnh đạo biết cách ăn mừng với thành công của cấp dưới; đồng cảm với các thử thách gian khổ mà cấp dưới của họ phải trải qua.

Các người sếp thiếu sự quan tâm đến cấp dưới sẽ không thể khiến bất cứ ai làm việc cho họ hơn 8 giờ/ngày.

2. Hệ thống quy định trong công ty quá vô lý

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần các nguyên tắc nhưng không phải cái nào cũng được tạo ra từ một nhà quản lý có tầm nhìn. Các người quản lý quá hăng hái lập nên các nguyên tắc để lãnh đạo cấp dưới sẽ khiến họ cảm thấy bị kiểm soát đến ngột thở. Đến một lúc, cấp dưới sẽ nổi cáu và muốn tìm một nơi làm việc khác.

3. Tập trung vào cái sai mà quên đi những đóng góp của họ

Thật dễ dàng để đánh giá thấp nỗ lực của một cấp dưới. Đó là sai lầm nghiêm trọng của những người quản lý trong công ty. Mọi người đều thích được công nhận những đóng góp và các thành tích họ đạt được.

Việc người quản lý tìm hiểu công việc và ghi nhận nỗ lực sẽ mang đến cảm xúc tốt cho cấp dưới, sự động viên đó sẽ làm lợi cho các doanh nghiệp - cấp dưới làm việc tích cực hơn và năng suất lao động theo đó cũng tăng lên.

4. Công bằng không phải lúc nào cũng tốt

Bình đẳng và công tư phân minh là một nguyên tắc cần có nhưng ở nơi làm việc, đối xử với cấp dưới như nhau là một thảm họa. Các nhân tài sẽ cảm thấy bất công khi họ được đánh giá và bị đối xử ngang hàng với các người kém hơn về năng lực, trình độ.

5. Thương người là hại mình, không giữ lại những nhân viên kém cỏi

Mọi người sẽ chỉ đánh giá năng lực ban nhạc Jazz thông qua nhạc công chơi kém nhất. Trong các doanh nghiệp cũng vậy, khi bạn cho phép một cấp dưới lười biếng, kém cỏi tồn tại, cấp dưới đó sẽ làm giảm đi hiệu suất và nỗ lực của các cấp dưới giỏi khác.

Chỉ trích và phê bình cấp dưới không bao giờ là dễ dàng

Việc phê bình, chê bai hay chỉ trích một người nào đó, dù là người thân hay chúng ta bè hoặc là nhân viên dưới cấp chúng ta không bao giờ là một điều dễ làm.

Chúng ta có thể phá hỏng một mối quan hệ nếu gây ra những cảm xúc làm tổn thương. Một vài người trong chúng ta chọn phương pháp im lặng cho qua nhưng bù lại đôi khi sự việc hay mâu thuẫn đó chẳng nhẫn không được giải quyết mà còn trầm trọng hơn. Vì vậy, chúng ta nên cân nhắc những cách phê bình hiệu quả và thật sự có thể cải thiện được mối quan hệ.

Và dưới đây là danh sách 3 phương pháp ứng xử khôn khéo, đầy tinh tế để các nhà kinh doanh tham khảo và tạo nên bầu không khí làm việc hiệu quả.

Tránh làm tổn thương nhân viên của mình

1. Tìm ra các điểm tương đồng và tạo sự hợp tác

Hãy có thái độ khách quan khi nói về một việc tiêu cực. Miêu tả tình huống đã xảy ra thay vì đánh giá, phán xét. Tuyệt đối không nên liên tục trách móc mà thay vào đó là những suy nghĩ về các việc làm sữa chữa có thể chấp nhận, tìm cách giải quyết vấn đề hơn là tranh cãi đến cùng.

Những nhà lãnh đạo muốn nhận được hiệu quả tốt trong công việc cần chú ý nhiều hơn đến tầm quan trọng của việc tạo ra một môi trường an toàn về mặt tâm lý ở nơi làm việc bằng cách tập trung vào truyền thông nội bộ tích cực. Hãy tỏ ra mình vừa là người phân xử công minh, bình đẳng vừa là người biết quan tâm và lắng nghe.

2. Không xử sự theo hướng quá tiêu cực

Trong những tổ chức mà hiệu quả công việc cao, những “phát ngôn tích cực” thường nhiều gấp năm lần so với các “phát ngôn tiêu cực”.

Một khi đã làm tổn thương cảm xúc của người khác thì cái giá để xây dựng lại mối quan hệ tốt đẹp như cũ là quá đắt. Chúng ta thường sai lầm khi chỉ chú tâm đến cái sai của người khác mà lãng quên cái đúng của họ. Một cuộc đối thoại tệ hại là đủ để phá hủy cả một ngày làm việc.

Kết quả khảo sát cho thấy truyền thông nội bộ tích cực tương quan với sự gắn bó nhiều hơn của nhân viên. Chúng ta có thể phê bình họ nhưng chúng ta cần làm điều đó thật khéo léo và trong một bối cảnh tích cực. Và kết quả dành cho chúng ta là sự trung thành, gắn kết và tôn trọng từ cấp dưới.

3. Luôn ghi nhớ những cống hiến và công lao mà họ đã làm được

Thường thì chúng ta hay xoáy vào điều mà chúng đang cần phê bình, chỉ trích. Như đã nói, chúng ta luôn hứng thú soi mói những cái xấu cái sai của đối phương nhưng chỉ đề cập một cách ít ỏi, đại khái những chiến công, cống hiến của họ cho chúng ta.

Để không nhận được “hiệu ứng ngược”, các cấp trên, người đứng đầu nên làm ngược lại: nên chi tiết và cụ thể hơn khi nói đến các điểm mạnh, tích cực.