Đánh giá quy trình xuất và nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam

Để tiếp tục những bài viết phân tích về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa mà chúng tôi đã chia sẽ thời gian trước, sau đây là bài viết đưa ra những đánh giá, nhận xét về ưu nhược điểm của cả 2 quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam.

1. Đánh giá quy trình xuất khẩu hàng hóa ở Việt Nam

a. Ưu điểm

- Đội ngũ nhân viên của nhiều công ty xuất khẩu luôn theo dõi sát sao lô hàng từ lúc đóng hàng cho đến khi hoàn tất thủ tục vào sổ tàu, do đó bất kì khó khăn xảy ra trong quá trình giao nhận đều được giải  quyết một cách linh hoạt.

- Nhờ mối quan hệ tốt với hãng tàu, nhiều công ty luôn được giúp đỡ và tạo điều  trong việc giải quyết những khó khăn nhằm tránh phát sinh chi phí một cách tối đa.

- Nhờ uy tín và mối quan hệ tốt với Hải Quan nên các lô hàng xuất do công ty đảm nhận đều được miễn kiểm hóa hoặc kiểm hóa với tỷ lệ thấp. Điều này làm giảm thời gian nhập hàng và tránh những phiền phức trong quá trình kiểm hóa.

b. Nhược điểm

- Quá trình giao nhận phụ thuộc vào nhiều bên như khách hàng, hãng tàu… Khi một khâu xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình giao nhận của nhiều công ty xuất khẩu.

- Nhiều công ty thường xuyên rơi vào tình trạng bị động trong việc điều động xe đầu kéo container. Khi 1 xe rơi vào tình trạng bị hỏng sẽ làm chậm kế hoạch giao nhận ở các lô hàng tiếp sau, từ đó giảm uy tín của công ty đối với khách hàng.

- Nhiều công ty chưa có đội ngũ nhân viên bốc xếp nên việc đóng hàng phụ thuộc vào khách hàng, một số trường hợp khách hàng không thể đóng hàng ngay hoặc xe nâng bị hư hỏng kéo dài thời gian đóng hàng, phát sinh chi phí và giảm hiệu quả kinh doanh.

2. Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam

a. Ưu điểm

- Đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm linh hoạt giải quyết các tình huống xảy ra trong quá trình làm thủ tục, chuẩn bị kỹ các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa

- Qui trình giao nhận gần như  đảm bảo được tiến độ giao hàng cho khách hàng. Qui trình được thực hiện một cách chuyên môn hóa người nào việc nấy, giảm thiểu chi phí hoạt động của qui trình.

- Qui trình giúp cho nhân viên tích lũy được vốn kinh nghiệm đáng kể trong nhiều lĩnh vực.

- Quy trình gây dựng được uy tín với các khách hàng, không gây hư hỏng hay thất thoát hàng hóa từ đó tạo được niềm tin cho khách hàng.

b. Nhược điểm

- Trong quá trình thực hiện xảy ra hạn chế là khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ là mất nhiều thời gian và chi phí giao dịch (điện thoại, fax...);

- Đội ngũ nhân viên của nhiều công ty nhập khẩu không nắm được quy trình khai hàng FOC, khi hải quan phát hiện sự sai sót thì mới điều chỉnh bổ sung. Việc hiệu chỉnh chứng từ thông thường mất khoảng 01 ngày làm việc.

- Xảy ra tranh luận áp mã H.S giữa Hải quan và nhân viên giao nhận vì Hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã H.S ở mức thuế suất thấp. Việc này kéo dài thời gian làm thủ tục kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian và chi phí để đi đến sự thống nhất.

- Trong quá trình điều xe vào kéo hàng, công ty bị rơi vào tình trạng bị động vì hàng  giao đến kho phải được dỡ ngay nên trước khi giao hàng nhân viên giao nhận của công ty nhập khẩu phải liên hệ với nhà xe để có sự thống nhất giữa thời gian xe đến kho và thời gian dỡ hàng.

- Một số trường hợp chủ quan không cử nhân viên xuống giám sát nên khi kiểm tra hàng hóa mới phát hiện bị thiếu hụt so với chứng từ.

Các giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng vào Việt Nam

Để quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam được diễn ra suông sẽ và đạt được hiệu quả cao nhất, sau đây là một số giải pháp tối ưu nhất được nhiều chuyên gia logistics Việt Nam đề xuất.

1. Nâng cao chất lượng nhân viên

Ban lãnh đạo doanh nghiệp nên duy trì việc cử cán bộ, công nhân viên học những lớp bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ, đặc biệt là bộ phận marketing, đối ngoại và giao nhận chứng từ để trở thành một doanh nghiệp chuyên nghiệp cả về nhập khẩu và phân phối máy móc thiết bị văn phòng.

Những nhân viên chịu trách nhiệm chuẩn bị bộ giấy tờ hồ sơ cần phối hợp chặt chẽ với nhân viên tiếp nhận thông tin làm thủ tục hải quan và nhận hàng (có thể của bên thứ ba) để tránh mắc những sai lầm không đáng có hoặc lặp lại nhiều lần làm ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần xem xét và cải thiện chế độ hậu đãi, lương thưởng xứng đáng đối với nhân viên nhằm tạo nên tinh thần hăng hái và thúc đẩy họ tích cực làm việc.

2. Tiến tới nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện FOB

Doanh nghiệp nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên bán hàng trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp cụ mua bảo hiểm. Từ đó, doanh nghiệp tiến tới nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB. Qua đó, doanh nghiệp vừa giành quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Doanh nghiệp sẽ tận dụng được cơ hội bán hàng, tiết kiệm được chi phí, lợi nhuận tăng lên.

Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất để ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Doanh nghiệp có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là người am hiểu về thị trường, về những hãng tàu, về sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng.

3. Chủ động trong nghiệp vụ giao nhận

Doanh nghiệp nên đầu tư thêm vào hoạt động giao nhận, như thế sẽ bớt được khoản chi phí khi phải thuê bên doanh nghiệp dịch vụ hỗ trợ. Muốn đạt được, doanh nghiệp ngoài trang bị những loại máy móc hỗ trợ như xe vận chuyển, xe nâng hạ... thì còn phải cần có nhân viên am hiểu về quy trình làm thủ tục hải quan.

Trường hợp doanh nghiệp tự mình thực hiện những thủ tục thông quan hàng hóa, để làm tốt thủ tục hải quan một cách trọn vẹn, tránh mất thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần phải chú ý:

·        Lập bộ giấy tờ hồ sơ hải quan đầy đủ, chứng từ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. Những chứng từ này doanh nghiệp phải chuẩn bị từ trước.

·        Doanh nghiệp phải nghiên cứu thật kỹ biểu thuế và áp dụng linh hoạt vào việc kê khai hàng hoá.

·        Hàng hoá sẽ được đối chứng với giấy tờ hồ sơ hải quan, nếu có bất kỳ sự không ăn khớp nào thì doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian và chi phí.

4. Cải thiện quy trình thanh toán chặt chẽ

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu kĩ hơn về người bán ở nước ngoài thông qua sự tư vấn từ ngân hàng. Nếu là doanh nghiệp mới hợp tác, chưa tạo được mức độ tin cậy cần thiết, doanh nghiệp có thể nhờ bên xuất khẩu gửi fax qua một bản sao bộ giấy tờ hồ sơ, để có thể so sánh kiểm tra trước.

Ví dụ về quy trình thanh toán chặt chẽ

Trường hợp doanh nghiệp đã tạo được mức độ tin cậy với bên xuất khẩu, doanh nghiệp có thể mở L/C theo hình thức trả chậm. Từ đó, doanh nghiệp có thể kéo dài vòng lưu động vốn, đầu tư thêm vào những lĩnh vực sinh lời khác, giảm lãi suất bởi không cần vay nóng tại ngân hàng.