Quy trình làm hàng nhập của các doanh nghiệp XNK Việt Nam

Ở bài trước, chúng ta đã tìm hiểu về các bước thực hiện cơ bản của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu với dẫn chứng và số liệu thực tế được thu thập từ công ty dịch vụ vận tải Lâm Hy. Bây giờ, ở bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của các doanh nghiệp XNK Việt Nam. Và một lần nữa, chúng ta lại biết ơn về sự chia sẽ thông tin và dữ liệu từ công ty cung cấp dịch vụ vận tải Lâm Hy.

Bước 1:  Nhận thông báo từ khách hàng

Khi có kế hoạch nhập hàng hóa Bộ phận kinh doanh của Công ty Phan Nguyễn sẽ thông báo cho công ty Lâm Hy về loại hàng hóa nhập khẩu, ETD, ETA, cảng giao hàng, thời gian giao hàng về công trình, địa điểm giao hàng…Căn cứ vào thông báo của công ty Phan Nguyễn nhân viên phụ trách sẽ theo dõi lịch trình hàng hóa.

Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Nhằm tránh những sai sót  của bộ chứng từ gây khó khăn cho việc làm thủ tục thông quan, Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Phan Nguyễn luôn gửi trước bộ chứng từ do nhà xuất khẩu gửi bằng email hoặc fax cho công ty Lâm Hy trước để kiểm tra tính chính xác và đồng nhất trước khi nhận bộ chứng từ gốc.

Kiểm tra hợp đồng : kiểm tra số, ngày hợp đồng, mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá), điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời điểm và địa điểm giao hàng (Chi tiết như  phụ lục B).

+ Số hợp đồng : PNG/HUF-12/09B ngày 15/06/2012.

+ Mô tả hàng hóa :

·        Pa-nô vách ngăn Hufco lắp ghép bề mặt bằng thép loại 7660, STC :53 db và AL5500R, STC: 38db : 6 bộ

·        Mô hình pa-nô vách ngăn mẫu loại 5000 (hàng FOC)

·        Đơn giá : 10.060,198 USD/bộ

·        Tổng trị giá : 60.361,19 USD

·        Phương thức thanh toán : TT

·        Thời gian giao hàng : trong tháng 12/2012

Kiểm tra hóa đơn thương mại : Số, ngày hóa đơn, đơn giá, trị giá, tên địa chỉ các bên mua bán, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán. (Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra Packing list : kiểm tra trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, quy cách đóng gói. (Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra Bill of lading (B/L) : Kiểm tra số, ngày B/L,  các thông tin trong ô shipper, consignee và notify (Đặc biệt, ô consignee phải thể hiện chính xác tên người nhận hàng là công ty Phan Nguyễn thì Phan nguyễn mới nhận hàng được), tên hàng, sô kiện, trọng lượng, số cont, số seal…(Chi tiết như phụ lục B)

Kiểm tra C/O : Kiểm tra các nội dung trên C/O có phù hợp với bộ chứng từ về người xuất khẩu, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, tri giá, số invoice, ngày invoice, nước xuất khẩu…(Chi tiết như phụ phụ lục B)

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ khai Hải Quan

Nhận bộ chứng từ từ Công ty Phan Nguyễn: Sau khi kiểm tra không phát hiện sai sót trong bộ chứng từ thì người gửi hàng sẽ gửi bộ chứng từ gốc đến công ty Phan Nguyễn, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho nhân viên phụ trách lô hàng này nhận bộ chứng từ gốc về để phục vụ cho việc khai Hải Quan.

Lấy lệnh giao hàng: Khi nhận được thông báo tàu đến, nhân viên giao nhận của Công ty Lâm Hy sẽ mang B/L gốc và giấy giới thiệu đến đại lý là công ty TNHH Vận Tải Bình Minh để lấy lệnh giao hàng và đóng các chi phí cần thiết như THC, phí chứng từ, vệ sinh cont… vì lô hàng này đi qua Đại lý nên nhân viên giao nhận phải đến hãng tàu Stars Marine Agencies để cược cont, đóng dấu giao thẳng và làm thủ tục mượn container về kho riêng tại Quận 4 để rút hàng.

Bước 4: Khai báo Hải Quan

Dựa vào thông tin trên bộ chứng từ gốc, nhân viên chứng từ của sẽ tiến hành lên tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu  trên phần mền khai Hải Quan điện tử Ecus và truyền dữ liệu đến Hải Quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai doanh nghiệp bắt buộc phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép (nếu có)…

Bước 5: Nhận hàng từ cảng về kho công ty

Tiếp nhận tờ khai ==> Bộ phận giá, thuế ==> Phân công kiểm hóa ==> Bộ phận kiểm tra hàng hóa thủ công ==> Phúc tập tờ khai ==> Bộ phận trả tờ khai.

Bước 6: Giao hàng cho khách và quyết toán chi phí

Giao hàng cho khách hàng: Sau khi đã thanh lý cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” theo mẫu của Công ty và giao cho tài xế xe kéo container các chứng từ: Phiếu EIR, Giấy yêu cầu hạ rỗng và Biên bản bàn giao. Xe kéo container sẽ căn cứ trên những chứng từ này, tổ chức việc kéo container ra khỏi cảng sao cho đúng thời gian đã thỏa thuận giữa chủ hàng là Công ty Phan Nguyễn và điều độ của nhà xe.

Quyết toán chi phí giao nhận và tập hợp chứng từ: Khi đã hoàn thành thủ tục nhận hàng và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm “Bảng Quyết toán”  kèm vào bộ chứng từ của lô hàng gồm bộ hồ sơ Hải quan và các hóa đơn, biên lai của các chi phí phát sinh chuyển qua phòng kế toán.